Ваш систем за наплату може бити рудиментаран као оловка и књига или тако софистициран као компјутерски и софтверски програм дизајниран да управља свиме, од израчунавања трошкова до слања изјава. Без обзира на софистицираност, основни концепти наплате нису се променили од библијских времена. Још увек постоји провајдер услуга, корисник услуге и накнада која повезује однос.
Наплата почиње са људима
Ваше особље гради профил сваког клијента као први корак у осмишљавању индивидуалног система наплате за ваше предузеће. Особље података прикупља имена, адресе за наплату и услове под којима се наплаћују ваше накнаде. Ако је укључена трећа страна, као што је осигуравајуће друштво, и те информације су осигуране. Клијенти могу од вас тражити да их наплаћујете директно или да наплаћујете кредитну картицу.
Унос и верификација података
Информације које дају клијенти уносе се у софтвер или се ручно евидентирају у главној књизи. Верификација кредитних бодова и покривеност осигуравајућим друштвима може се остварити путем телефона или веб странице. Ваше особље ће можда морати да приступи осетљивим информацијама као што су кредитни резултати да би изградили комплетан профил вашег система наплате јер неки клијенти можда желе да отплате свој дуг на рате.
Цодинг Аццоунтс
Без обзира да ли ваш бизнис рачуна једну услугу (консултацију) или безброј услуга (консултације, лабораторијске накнаде, материјали и слично), успостављање система кодирања за категоризацију сваке услуге и производа је кључно за праћење новца. На пример, стоматолошки пацијент може бити наплаћен за чишћење, али накнада која се наплаћује ако стоматолог спроводи процедуру уместо хигијеничара није иста, тако да се користе две шифре за сврхе фактурисања. Један код може значити златну круну, док друга представља мање скупу порцеланску капу. Кодови имају двоструку дужност, омогућујући вам да пратите трошкове и категорије тако да увијек знате како се вријеме и ресурси троше.
Рачуни се издају
Имате неколико начина да подесите систем за наплату. Неки власници бизниса обрачунавају сваког клијента истог дана сваког мјесеца. Ако не користите компјутер за рад на овом послу, слиједити одијело има смисла. Алтернативно, ваш електронски систем за наплату може вам омогућити да сортирате клијенте по „датуму сервиса“. На пример, сервис од 10. јула ће аутоматски генерисати изјаву 10. августа користећи стандардне 30-дневне циклусе наплате. Ваш новчани ток се може боље опслуживати слањем изјава у року од неколико дана од извршене услуге. За фактурисање клијената можете користити и пошта и електронско фактурисање.
Фактуре су праћене
Означавање рачуна након што су датуми доспијећа дошли и отишли је важан дио система наплате сваке компаније. Подсетник за плаћање који је усклађен са прилозима „пропуштених“ накнада је још једна корист од одржавања компјутерског система наплате. Алтернативно, чланови вашег рачуноводственог особља могу користити систем „вруће датотеке“ који садржи списак рокова који позивају телефонске позиве подсјећајући клијенте да плаћају фактуре након истека рока.
Услуге прикупљања, ревизије и посредници
Можда ћете више волети да се бавите властитим услугама сакупљања него да користите вањску агенцију да надгледа питања везана за неплацање. Периодичне, само-ревизорске праксе хватају многе врсте неправилности у систему наплате. Такође можете да се повежете са клириншком кућом постављеном да се брине о сваком аспекту вашег система наплате, од кредитних чекова клијената до издавања рачуна. Ове услуге нису јефтине, али ако више волите да издвајате рачуне, компромис може бити вриједан трошка.
