У многим школама, наставници дају своје намјере за наредну академску годину подношењем писма намјере. У овом писму, основни наставници изјављују да ли намеравају да се врате у школу, као и да постављају захтеве у вези са њиховим запошљавањем за наредну школску годину. Да би се осигурало да ова писма ефикасно пренесу неопходне информације, они морају пажљиво форматирати ове кореспонденције.
Контакт информације
На врху писама намјере, наставници основних школа требају укључити своје контакт информације, почевши од њихових имена и укључити њихове адресе. Ова секција информација треба да се прилагоди на лево и иде на сам врх писма. Ово омогућава лако сортирање писама од стране службеника за људске ресурсе.
Адреса примаоца
Непосредно испод њихових контакт информација, наставници основних школа требају укључити име и адресу особа којима шаљу ова писма. Ове информације треба да садрже име и презиме појединца, као и наслов и његову радну адресу. Ово такође треба поравнати на лево.
Датум
Датум треба да иде директно испод адресе примаоца и служи као сортна ознака, наводећи датум када сте послали писмо. Ово је посебно важна компонента писма јер, у многим школама, наставници имају ограничен прозор у којем могу доставити своја писма намјере.
Поздрав
Писмо би требало да почне, као скоро сва слова, са поздравом. Овај поздрав мора бити формалне природе чак и ако је учитељ искрен према појединцу који ће примити писмо. Поздрав би требало да заврши са дебелим цревом.
Топиц Лине
Непосредно испод поздравља, наставник треба да укључи линију теме која почиње са “Тема:” након чега слиједи израз “писмо намјере” или друга фраза која означава годину за коју дају намјеру, као што је “Намјера за школу 2011-2012. године."
Леттер Боди
Тијело слова не би требало да садржи увлачење, већ се састоји од параграфа који су потпуно поравнати с лијеве стране. Требало би јасно назначити намјеру наставника, као и све захтјеве које она може имати у вези са својим разредним задатком током наредне године.
Затварање
Писмо треба да се затвори са пословним “С поштовањем” или сличним завршетком. Потпис пошиљаоца треба да следи и испод њега, он треба да откуца своје име.
