Ако сте говорник, консултант или васпитач, семинари могу бити ваш посао. Ако сте други власник бизниса, семинари могу бити један од најбољих метода за ваше тржиште. Без обзира на разлоге за организовање семинара, потребно је слиједити исте основне кораке како би се створио догађај који глатко тече и импресионира ваше судионике.
Изаберите тему. Ако сте консултант или говорник, вероватно је од вас затражено да разговарате са групом о одређеној теми. Ако сте власник бизниса који организује семинар за промоцију свог пословања, треба да одаберете тему која ће привући вашу циљну групу. На пример, адвокат може организовати бесплатан семинар за јавност о планирању некретнина.
Изаберите место. Покушајте да процените број учесника које ћете имати и изаберите место које ће имати довољно простора за пријатно седење. Такође ћете морати узети у обзир цијену приликом одабира мјеста. Неке просторије могу имати наплату од неколико стотина или чак хиљада долара, док су друге много разумније. Хотели често имају собе за банкете у којима предузећа често држе конвенције, тако да је то добро мјесто за почетак у потрази за локацијом.
Креирајте и пошаљите позивнице. У зависности од величине и формалности вашег догађаја, ваше позивнице могу да се крећу од једноставног документа креираног у Мицрософт Ворд-у до фанци дизајна креираног од стране професионалног дизајнера. Пошаљите своје позиве неколико недеља унапред да бисте омогућили учесницима да планирају да присуствују. Међутим, немојте унапријед слати позиве унапријед како би могли заборавити прије него што стигне датум одржавања семинара. Позивнице можете послати и путем е-поште, али имајте на уму да оне могу завршити у неколико нежељених фасцикли прималаца.
Одлучите да ли ћете понудити ручак или лагана пића. Ако ваш семинар траје неколико сати, то је лијеп додир за лагана освјежења. Ако ваш семинар почне рано ујутро или прелази у време ручка, препоручује се ручак. Неки простори имају обавезу да користите услуге њиховог угоститеља приликом одржавања догађаја у објекту. Будите сигурни да знате правила вашег уговора пре него што наручите освежење.
Креирајте презентационе материјале. Направите копије материјала или их одштампајте на професионалном штампачу. Вероватно ћете желети да направите ПоверПоинт презентацију тако да имате визуелну референцу када ви или ваш говорник представите материјал. Можете лако да креирате материјал за учеснике тако што ћете изабрати "брошуре" под опцијама за штампање. Побрините се да изаберете три по страници, и ваши учесници ће моћи да воде белешке директно на својим брошурама.
Неколико дана прије догађаја, финализирајте свој број полазника на основу ваших РСВП. Ако изаберете, можете позвати друге људе које сте позвали да их подсетите на ваш догађај и да им дате последњу шансу да се региструју. Оставите поруку свакоме кога не дођете, ако је могуће, и упутите их да вас позову што је пре могуће ако планирају да присуствују.
Направите лист за пријављивање и ознаке. Лијепо је да судионици семинара могу упознати друге људе и одмах видјети њихово име и одакле су. Уклања неке неугодне осјећаје које људи имају када се упознају са новим људима. Лист за пријављивање ће се показати корисним ако планирате да понудите било какве кредите за наставак образовања вашим учесницима, или ако једноставно желите да будете у контакту са својим учесницима након семинара. Можете тражити њихова имена, адресе, телефонске бројеве и адресе е-поште. Мудро је понудити кутију коју могу провјерити ако не желе примити даљњу комуникацију од вас.
Креирајте пакете за сваку поставку табеле. Можда ћете желети да укључите брошуре и друге промотивне материјале о вашем пословању. Такође ћете желети да дате нешто за своје учеснике да пишу и да пишу са њима. Ако немате ове ставке са логом вашег пословања, место где држите свој догађај можда има оловке и јастучиће које би радо пружили.
Потврдите детаље са својом особом за контакт на вашој локацији неколико дана прије вашег догађаја. Требало би такође да потврдите коначни број глава код вашег угоститеља ако имате храну за храну. Обавезно обавестите свог снабдевача да ли ће вам требати да испоруче производе од папира, као што су тањири, салвете или чаше. Учините све потребне аранжмане плаћања. Неки објекти и угоститељи захтијевају плаћање унапријед, док су други сретни да прикупљају новац на дан вашег догађаја.
Поставите место одржавања дан пре или ујутру свог догађаја. Ви ћете желети да будете сигурни да ваше особље у просторији има постављену собу на начин који сте тражили. Такође ћете желети да поставите своје пакете и друге материјале на свако место пре доласка гостију. Прошећите по соби и побрините се да сви имају јасан поглед на вас или вашег говорника на предњој страни собе.
Планирајте за себе или представника ваше компаније да будете присутни када први гости почну долазити на дан вашег догађаја. Желећете да поздравите људе и упутите их на листу за пријављивање, на место за тоалете и освежење.
Савети
-
Покушајте да будете што је више могуће организовани приликом планирања семинара. Мали детаљи могу вас преплавити, а што више организујете до догађаја, то ће се глатко изводити на велики дан.
Упозорење
Увек ћете имати неке учеснике који су резервисали место на вашем семинару који се не појављују на дан догађаја. Настају ванредне ситуације или се јављају други проблеми који спречавају неке људе да дођу. Не дозволите да вам смета. Шансе су да ће бити један или два људи који ће се појавити у последњем тренутку и питати да ли још увек могу да присуствују.
