Организација датотека побољшава ток посла за пословну или личну канцеларију. Постоје бројни системи архивирања који задовољавају различите потребе и преференције. Стандардни формати подношења података спадају у једну од три широке категорије: субјект, нумерички и алфанумерички. Радници у канцеларији користе алфанумеричку методу када датотеке морају да садрже и речи и бројеве.
Како организовати датотеке
Алфанумеричке датотеке ће имати ознаку која садржи ријечи и бројеве. Ова комбинација може да садржи име и број телефона или број клијента. Компаније или појединци са неколико фасцикли могу да се организују користећи имена. Велики број датотека ће захтијевати нумеричко наручивање јер радници обично проналазе датотеку користећи кодни број.
Употреба алфанумеричких датотека
Уверите се да сваки број кода важи само за једну датотеку. Организујте датотеке по редоследу. Користите гумене траке или раздјелнике за слагање датотека у хрпе од десетака или стотина, овисно о укупном броју датотека како би се одређени број лакше пронашао.
