Важност добро организованог система подношења уреда никада није очигледнија него када недостаје важан документ. Неефикасни системи архивирања могу резултирати губитком времена, новца и довести до лошег одлучивања ако документ који недостаје садржи интегрални дио информације и морате донијети одлуку без ње. Један од начина за креирање налога из хаоса је да се успостави нумерички систем канцеларијског архивирања, где додељујете бројеве записима, као што су наруџбенице, ставке инвентара и процене, и информације о фајловима у растућем редоследу, или од најнижег до највишег броја.
Ставке које су вам потребне
-
Систем нумерисања
-
Ормар за картотеку
-
Водичи за дељење датотека
-
Картице делиоца делова
-
Фасцикле за датотеке, различите боје
-
Лабелс
Подесите категорије и систем нумерисања
Подесите категорије датотека и доделите контролне бројеве. Наведите појединачне одјеле унутар ваше организације одвојено. Доделите главни контролни број за свако одељење. На пример, мала предузећа могу изабрати да подесе категорије, као што су "финансијски", "продаја", "куповина", "људски ресурси" и "опрема". Доделите контролни број за идентификацију сваке главне категорије, као што је 100 за Финансијски; 200, Продаја; 300, Куповина; 400, Људски ресурси; и 500, Опрема.
Подесите подкатегорије датотека и доделите подконтролне бројеве за дефинисање и идентификацију сваке поткатегорије. На пример, у категорији продаје можете додати 10 за извештаје о продаји; 20, Процене продаје; и 30, Потврде о продаји.
Поставите систем нумерирања унутар сваке поткатегорије да бисте идентификовали појединачне документе унутар поткатегорије. Ово ће постати број који ћете одштампати на самом документу. На пример, ако пошаљете поруџбину за претходно одштампане обрасце процене продаје, наведите број првог обрасца као 200-20-01 или 200 20 01, ако желите. Сваки наредни документ ће се повећати за један. На пример, можете да одштампате "200-20-02" на другом обрасцу процене продаје.
Направите главни индекс плана подношења. Ово ће послужити као садржај вашег кабинета.
Поставите кабинет
Успоставите систем кодирања боја како бисте идентификовали главне и поткатегорије. На пример, могли бисте да успоставите правило које користи плаву ознаку делиоца датотеке за идентификацију главних категорија. Обојене фасцикле могу да идентификују поткатегорије, као у црвеним фасциклама за извештаје о продаји, зелене фасцикле за процене продаје и жуте фасцикле за потврде о продаји. Ознаке на фасциклама датотека ће идентификовати њен садржај, као што су ознаке које приказују 01-100, 101-200 и тако даље.
Направите језичке раздвајања главне категорије и поставите их у ормар за архивирање. Означите и поставите почетне подкатегорије датотека у кабинет и додајте по потреби.
Поднесите документе у одговарајућем нумеричком редоследу.
Савети
-
Одвојите мало времена да идентификујете потребе вашег пословања и одлучите о категорији и систему нумерирања који има смисла за ваше пословање.
Ако користите компјутеризовани рачуноводствени систем и штампате сопствене обрасце, можда ћете морати да промените систем нумерисања да би одражавао захтеве за подношењем. На пример, нумерисање на обрасцима процене продаје може почети од 200-20-01 и повећати за једну за сваку нову процену.
Наведите специфичну локацију и контејнер за све документе који још нису поднесени, у случају да вам је у међувремену потребан приступ.
Најбољи начин да осигурате да будете у складу са захтевима за подношење захтева је да одредите распоред, као што су дневни или недељни.
