Валидација фактуре је неопходна за сваки посао; то укључује унакрсну провјеру накнада које су примљене или наплаћене с плаћеним или примљеним износима.Већина рачуноводствених система је аутоматизована, али понекад је потребно ручно проверити фактуре. Мала предузећа могу ручно валидирати све фактуре, што функционише све док постоји систем провјера и равнотежа који ће смањити непоштеност запосленика.
Долазне фактуре
Један запослени треба да компилира рачуне по њиховом доласку, раздвоји их добављач и етер потврди их лично или их проследи запосленом који је задужен за индивидуални рачун. Да ли је фактура важећа, зависи од неколико фактора, тако да је неопходно да сваки од њих заврши на исправној локацији. Запослени мора провјерити сваку ставку, забиљежити рачун и прослиједити фактуру за плаћање. Појединци који су одговорни за потврђивање фактура никада не би требали имати приступ средствима за плаћање.
Оутгоинг Инвоицес
Све одлазне фактуре треба проверити на тачност пре слања поште. Док један појединац или одељење може бити одговорно за унос ставки, укључујући продајне и сервисне трошкове, додељене трошкове рада и све материјале и материјал који се користи за одређени посао. Свака фактура треба да буде унакрсно проверена са придруженим корисничким рачуном како би се повећало задовољство корисника кроз прецизно фактурисање и смањили трошкови рада узроковани корекцијама фактура.
Плаћања
Када су фактуре валидиране, оне се преносе појединцу или одјелу за обраду плаћања. Апсолутно је неопходно да појединац који је одговоран за потврђивање фактура нема приступ средствима плаћања. Овакав систем провјере и равнотеже осигурава да запослени немају могућност кривотворења чекова, плаћања непостојећих или кривотворених фактура или обављања других непоштених пракси.
Изјаве
Када стигну и пошаљу изјаве, оне треба да буду унакрсно проверене са сваком фактуром клијента или продавца да би се осигурала тачност. Предузећа која послују на строго мануелној основи морају да имплементирају ефикасан систем архивирања; сви рачуни морају бити копирани ако је потребно и поднесени под именом купца или добављача. Када стигну изјаве, одвојени појединац или одељење треба да провери да ли се свака наплата и исплата приказују тачно у изјави. Одвајање одељења за валидацију извештаја од одељења за фактуре и плаћања обезбеђује додатну тачност и обесхрабрује непоштено понашање.
