Како написати план комуникације

Када ваша компанија или организација има важне информације за комуникацију и ваши уобичајени канали су недовољни, испланирајте тактички комуникацијски пројекат прилагођен садржају и околностима. Најаве које се користе на основу прилагођених планова обично представљају значајне једнократне, рутинске догађаје, као што су промена у извршном руководству, планови запошљавања и отпуштања, промене у бенефицијама запослених и пресељење објеката компаније. Они често укључују вањску и унутарњу публику. Израда плана тактичких комуникација помаже да се осигура да размотрите кључна питања: коме је потребно чути шта, од кога, којим средствима, када и на који начин? План такође идентификује задатке, одговорности и временске оквире - изглађивање посла управљања пројектом.

Разјасните и потврдите пре него што планирате. Идентификујте "власника" пројекта - обично особу која га додјељује - која ће савјетовати и одобрити ваш план. С тим власником пројекта: - Потврдите суштину садржаја саопштења, жељене услове за тајминг и повјерљивост. Потврдите да ли постоје необичне осјетљивости или околности, као што су законски захтјеви или захтјеви за извјештавање о чланству. - Потврдити како се пројекат уклапа као тактика у свеобухватне стратегије односа с јавношћу и комуникације. - Договор о изворима за детаљније информације и информације које су вам потребне, на примјер, менаџер за људске ресурсе ваше твртке или предсједник извршног одбора за претраживање. - Одредите захтјеве за одобрење и извјештавање за ваш пројекат. Слажете се да ли ћете управљати пројектом неформално или структуирати пројектни тим. - Утврдити захтјеве за одобравање радних производа који произлазе из плана, на примјер, преглед од стране правних, људских и финансијских представника или од стране одређених руководилаца. - Успоставити параметре за потребне ресурсе као што су буџетска очекивања и кориштење вањских агенција.

Кристализовати сврху и циљеве. Сврха је оно што желите да се деси, обично почевши од "Да …" Циљеви обично почињу са глаголима акције - они су оно што желите да урадите када, као процеси или жељене резултате. У том светлу, циљ да се ваше саопштење објави на одређени датум је циљ. Сврха може бити "да задовољи потребе и преференције заинтересованих страна за правовремене и чињеничне информације које се тичу (теме), на начин који потврђује имиџ и вриједности компаније." Повежите ту сврху са свеобухватном стратегијом за односе са јавношћу и комуникацију.

Профил заинтересованих страна и публике. Стратешко планирање врло је вероватно идентификовало циљеве комуникације у широким цртама. За ваш тактички пројекат, изоштрите фокус. Заинтересоване стране су групе или појединци на које ће утицати специфичне информације које намеравате да пренесете и тиме су кључна публика. Додајте на листу другу публику у којој желите да креирате, промените или потврдите перцепције. Користите табелу или табелу са следећим насловима колона да бисте сумирали своју анализу: - сегмента публикације. Наведите свако име и ако је потребно фусноту оне састојке укључене. Под-сегментирати групу ако се потребе комуникације разликују унутар групе. Пример: сви запослени, запослени у погођеном одељењу, надзорници. Питајте: "Ко ће морати или желети да зна о овоме --- и зашто?" На пример, размотрите кључне купце, власнике капитала, општу јавност, колеге у вашој индустрији, политичка тела и значајне добављаче. Одаберите да ли ће новински медији бити циљани сегменти или ће умјесто тога бити кориштени као канали за досезање сегмената као што су опћа јавност и пословна заједница. --Неед / Мессаге. Иако су свијест и разумијевање циљеви за сву публику, неки могу имати посебне потребе. Запослени можда желе да знају како ће бити погођени затварањем канцеларије, на пример, или чланови удружења који ће процес којим ће извршни лидер који је поднио оставку бити успешан. Чланови одбора, руководиоци, супервизори и менаџери рачуна су међу онима којима је потребна не само вијест, већ и ваш план комуницирања, посебно ако желе да одиграју неку улогу. Идентификујте кључне поруке за сваки сегмент. --Кеи Цоммуницатор. Од кога би сваки сегмент очекивао или желио чути ваше вијести? Идентификујте портпарола да буде "лице" комуникације свакој групи - која ће бити цитирана у новинском саопштењу, на пример, или ће водити конференцију са запосленима. Иако пословна заједница може очекивати да ће се чути од главног извршног директора, запослени ће можда радије бити информисани од стране њихових супервизора и кључних клијената од стране њихових менаџера рачуна.

Планирајте каскадни низ и канале. Ако сте икада били запањени тако што сте први сазнали из новина о великим промјенама које ваша компанија планира, разумете принцип "без изненађења" и важност каскадних информација како бисте осигурали да не дође до изненађења. На привременој радној табели или табели, наведите своје циљне сегменте редоследом којим ће бити информисани, радећи од датума и времена када ће ваше информације бити најшире познате (често време општег објављивања вести). Иако неке дистрибуције могу бити истовремене, размотрите да ли је за неке сегменте потребна претходна обавијест о комуникацијама које долазе. На примјер, супервизорима ће можда требати времена да се припреме за питања запосленика и чланови одбора могу примити обавијест о предстојећим новинским чланцима. У колони поред сваког сегмента, идентификујте канал (е) кроз који ће се вршити комуникација. Канали су методе дистрибуције информација које обично укључују догађаје и писани садржај. Примери: - За извршни тим, чланове управног одбора, главне руководиоце одељења и супервизоре - унапред обавештења путем е-поште. - За запослене - обавештење путем е-поште, састанци одељења, видеоконференција, садржај веб сајта. - За кључне састојке - унапријед обавијест путем факса и е-маила, жива презентација. - За ширу јавност - дистрибуција општег вијести, конференција за новинаре, садржаја веб странице.

Идентификујте потребне колатерале. Колатерали су материјали који се користе у извршавању вашег плана комуникације - документи и аудиовизуални материјали као што су фотографије и снимци. Категоризујте их као: - Основне колатерале, за употребу са више сегмената. Примери: издање вести, информативни лист, питања и одговори, фотографије, садржај веб сајта. - Сегментни колатерали, комуникације које се односе на специфичну публику која се бави њиховим потребама и преференцијама иу "гласу" њиховог преферираног гласноговорника. Често су то дописи из кључног комуникатора сегмента који прилажу копије горе наведених фондова, посебно новости. "Хтео сам да вас обавестим да наша компанија најављује касније овог поподнева вест да …" Ови колатерали такође могу укључивати говорне тачке, контуре садржаја, или АВ за кључне комуникаторе као што су чланови извршног тима и супервизори. - Саветодавна колатерала, меморандуми од вас оцекивани да уцествују у пројекту, процењујуци им план комуникације и њихове оцекиване улоге у њему. Приложите одговарајуће копије колатерала фондације и сегмента. На табели или табели, идентификујте за свако колатерално следеће: Име, кључни комуникатор, додељен, нацрт датума доспијећа, одобрење (а) обавезно, коначни датум доспијећа.

Потврди потребну подршку. Идентификујте коју подршку ће захтевати увођење вашег пројекта и потврдите његову доступност. Ако не постоји стална подршка, користите табелу или табелу за детаље о томе како ћете добити подршку, као што су следеће, идентификација ставке подршке, извора и трошкова: - израда колатерала - компилација листа за дистрибуцију са контакт подацима за циљне сегменте - Могућност и одговорност за масовне трансмисије као што су групне е-поруке - аранжмани за групне састанке, конференције за новости и друге пратеће догађаје.

Детаљно извођење пројекта. Користите табелу или табелу за секвенцијално пописивање и успостављање времена за сваку активност коју планирате за своју комуникацију. Идентификујте ко ће шта и када радити, као и колатерале које ће користити. Размотрите ове наслове колона: број, датум и време, активност, средства обезбеђења која се користе, одговорно лице (а) и статус или белешке. Планирајте укључивање детаља о реализацији пројекта у савјетодавне колатерале које дајете другима који имају улогу у њему, као што су чланови извршног тима, супервизори и помоћно особље.

Планирајте праћење пројекта. Користите табелу или табелу да бисте детаљно описали следећа питања као што су: - Питања о објављивању постова од заинтересованих страна као што су запослени и медији - Процена пројекта, врло вероватно укључујући успех извршења пројекта и субјективне процене одговора публике

Направите буџет. Идентификујте очекиване трошкове у складу са финансијским политикама ваше организације. Можда ћете морати да идентификујете само оне који већ нису укључени у постојећи буџет за општу комуникацијску подршку.

Одобрите план пројекта. Обезбедите свој посао власнику пројекта за одобрење пре него што почнете са извршавањем и тражите предлоге за побољшање. Предговор документа са кратким сажетком. Следите овај нацрт и укључите ваше табеле / табеле уместо детаљне нарације: - Извршни резиме - Сврха пројекта и циљеви - Интересне групе и публика (табела или табела) - Детаљни подаци о комуникацији (табела или табела) - Колатерали (табела или табела) - Планови праћења - Потребна подршка - Буџет

Савети

Ако поверљивост дозвољава, консултујте се са заинтересованим странама и члановима публике или онима који раде са њима како би боље разумели њихове потребе и интересе информација. Поред ваших уобичајених комуникацијских канала, планирајте посебне догађаје за не-рутинске вијести да означе своју "посебност".