Извештај о ситуацији је управо оно што име имплицира: извештај о ситуацији која садржи верификоване, чињеничне информације које дају јасну слику о томе ко, шта, где, када, зашто и како је дошло до инцидента или ситуације. Многе организације користе извјештаје о ситуацији како би надређенима пружиле информације и информације које су им потребне за доношење исправних и одговарајућих одлука. Организације за управљање ванредним ситуацијама, владине агенције, оружане службе, предузећа, агенције за спровођење закона, хуманитарне невладине организације и дипломате, сви се ослањају на извештаје о ситуацији.
Проматрајте ситуацију што је могуће јасније. Ако је догађај био природна катастрофа, погледајте област катастрофе и забележите утицај на земљу, инфраструктуру и становништво. Извештај о ситуацији мора пружити све релевантне чињенице људима који ће своје одлуке заснивати на тим чињеницама. Пажљиво посматрајте. Претпоставке и мишљење не припадају извештају о ситуацији.
Разговарајте са свим укљученим особама од којих су вам потребне информације. Свака организација која захтијева или даје извјештаје о ситуацији вјероватно ће навести особље које треба контактирати и испитати. Узмите добре напомене током сваког разговора јер ћете ове податке укључити у извештај.
Прикупите и прикупите податке. Циљ је дати најобухватнију могућу слику догађаја и резултата тог догађаја. Обратите пажњу на детаље о сваком аспекту ситуације: шта се десило, коме, детаље о времену, датуму и локацији, утицају на инфраструктуру и како локално становништво реагује. Многе организације имају стандардни формат за извештај о ситуацији који захтева одређене врсте информација. Ако такав формат постоји, користите га. То ће учинити прикупљање података бржим и прецизнијим.
Саставите извештај у логичком редоследу. Укључите све релевантне информације. Користите јасан и концизан речник да бисте описали догађаје, избегавајући придјеве и прилоге. Редовни извјештаји о напретку ће вјероватно слиједити почетни извјештај о ситуацији, тако да само требате описати што се тренутно догађа, а не оно што би се могло догодити у блиској будућности.
На почетку извештаја укључите кључне делове или резиме резимеа, али тек након што су сви подаци прикупљени и стављени у логички редослед. Користите чињенице и бројке, избјегавајући претпоставке. Одељак са сажетком или наглашавањем треба да пренесе најважније информације за запослене претпостављене да прво прочитају.
Савети
-
Имајте на уму читаоце извештаја и шта треба да знају о ситуацији.
