Меморандум извјештаја о пријеносној страници функционира слично као дописно писмо. Размислите о томе као о вашем личном нагону за читатеља. Напишите оно што бисте рекли примаоцу ако му предате извештај лично, али прво сакупите своје мисли.
Пре него што напишете, важно је да одредите шта желите да кажете. Идентификујте своју публику и процените њихове специфичне потребе и жеље. Размотрите ове тачке приликом израде меморандума о преносу и остатка вашег извештаја или предлога.
Обратите се меморандуму преноса користећи једноставно форматирање белешки. Ако ваша организација има предложак подсетника, користите га. Ако не користите ову поставку као почетну тачку:
МЕМОРАНДУМ
За: Име и наслов Приматеља Од: Ваше име и наслов Датум: Датум када укључите свој извештај Предмет: Име извештаја
Напишите уводну изјаву. "Ево извештаја који сте тражили у вези …". Не мора да буде дугачак. Неколико једноставних реченица ће обавити посао. Користите формат пословног блока за овај пасус и остатак меморандума. Поставите тврди повратак или празан простор између сваког од параграфа, али немојте стављати картицу или увлачење пре него што започнете нови одељак.
Напишите уводни параграф. Опишите опсег извештаја, тачно шта ће покрити и како сте прикупили своје информације.
Напишите тело белешке. Објасните колико ће извјештај бити користан за читаоца. Представите своје главне закључке и истакните занимљиве налазе или поглавља од посебног интереса за вашу публику. Све информације које ће учинити извештај кориснијим или приступачни читачу могу бити укључене у овај одељак. Можда ћете чак желети да дате сугестије за даље истраживање.
Саставите завршни параграф. Напишите кратку захвалницу свом читаоцу и признајте сваку значајну помоћ коју сте добили од сарадника. Такође, понудите да разјасните било које питање или да даље радите ако је потребно.
Проверите у документу грешке и правопис.
Нека колега у кога имате поверења провере свој рад. Њене свеже очи ће се окренути на збуњујући говор и грешке.
Направите све потребне измене и укључите сугестије лектора.
Уметните попуњени меморандум за слање у остатак вашег извјештаја. Ставите га непосредно пред садржај и након насловне стране извештаја.
Савети
-
Напи {ите меморандум о прено {ењу и друге дијелове извје {таја у ва {ем извје {тају посљедњи пут, јер се они односе на остатак документа.
Упозорење
Подсетници за слање се користе само за интерне документе. Ако је ваш извештај намењен спољашњој публици, као што је потенцијални клијент, напишите писмо о преносу. Информације ће бити исте, али ће се користити за писање пословног писма за адресирање вашег документа.
