У канцеларијском окружењу важно је увек одржавати професионално понашање. Тачно је неопходно и сваки покушај треба да буде постигнут на време. Осим ако не очекујете важан позив, мобилни телефони треба да се искључе или укључе вибрирање како се не би пореметила канцеларија. Обуците се у одговарајућу одјећу за врсту посла који се обавља. На пример, ношење фармерки у професионалном канцеларијском окружењу би се сматрало неприкладним, али фармерке могу бити прихватљива одјећа у грађевинском уреду.
Кориснички сервис
Један од најважнијих фактора у уредским процедурама је начин на који се клијенти третирају када телефонирају или посјете уред.
Када се лично односите према клијентима, добро је поздравити особу са осмјехом и бити пажљиви према њиховим потребама. Ако купац дође са жалбом, пажљиво слуша, али не постане дефанзиван, конфронтирајући или узнемирен, то ће само послужити за ескалацију ситуације. Покажите искрену забринутост изразом лица или језиком тела, када се клијент жали. Ако муштерија проговара, дозволите им да псују - не покушавајте да их зауставите или разговарате о њима. Једном када су изразили своју жалбу, мирно одговорите тако што ћете им рећи шта планирате да им помогнете или коме ћете их упутити и како ће та особа моћи да помогне у решавању проблема.
Телефонски бонтон
Будући да вас особа на другом крају линије не може видјети, на телефоне треба одговорити оптимистично. Особа на другом крају треба да буде у стању да чује „осмех“ у вашем гласу. Увек одговарајте на долазне позиве са именом компаније, водећи рачуна да наведете име компаније тако да буде разумљиво. Понекад је потребно екранизирати позиве прије њиховог просљеђивања приматељу. Учините сваки покушај да добијете право име особе. Нека вам бележница буде при руци да запишете име позиваоца у случају прекида или прималац не одговори и позив се одбије. То ће омогућити директно позивање позиваоца.
Интеракција са другим запосленима
Никада није добра идеја да разговарате о личним питањима са другим запосленима или да се укључите у трач канцеларије. Политику и религију треба избегавати као тему разговора у канцеларији.
Увек будите поштовани када се обраћате другим запосленима. Добро правило палца је ако је особа којој се обраћате подређена у реду је да им се обрати по имену, али супервизор или менаџер треба да буде адресиран као г. Или г. име.
Организација
Радно подручје треба увек да буде чисто, уредно и организовано. Ако сте из било ког разлога болесни или удаљени од канцеларије, неко ће можда морати да дође до информација са вашег стола и не би требало да “претура” кроз све што је у вашем радном подручју да би пронашао оно што траже. Такође је важно да се не чувају личне ствари у или на вашем столу јер неко ко се случајно „спотакне“ на нешто што не желите да постане јавно.
Обратити пажњу на детаљ
Ако је за завршетак посла потребно неколико корака, добро је направити контролну листу и означити сваку ставку када се она заврши. Без обзира на дужности које су додијељене, пажња посвећена детаљима је кључна за добар посао.
Ако је креирање документа део посла, обавезно покрените проверу правописа и граматике на сваком документу. Шта год да посао захтева, увек је добра идеја да проверите рад пре него што га укључите.
