Чак иу овом тренутку инстант комуникацијске технологије, формална пословна писма се и даље обично пишу. Постоје разни разлози због којих особа или пословни субјект може изабрати да напише писмо, а не да пошаље е-маил или факс. Када шаљете пословно писмо, три главна дела - почетак, средина и крај - морају бити исправно написани.
Почетак
Почетак писма садржи информације које нису директно повезане са поруком писма. Датум се појављује на врху. Следеће се уписују адресе пошиљаоца и примаоца; међутим, ако се адреса пошиљаоца појави у заглављу или подножју писма, то не мора да буде откуцано. Након тога слиједи референтна линија - која се види као "РЕ:" - која је дио почетне секције писма која се односи на поруку писма. Она сумира поруку у једној до осам речи. Након тога мора постојати поздрав или поздрав којим се писмо упућује. То је типично у формату "Поштовани господине" или "Коме се може односити" са двоточком након поздрављања; лична писма користе зарез након поздрављања, али пословна писма увијек користе двоточку.
Миддле
Средина слова је више позната као тело писма. Садржи основну поруку. Прва реченица треба да уводи тему која се разматра. Следећи детаљи и тачке разматрања. Коначно, постоји закључак. Тијело писма требало би да буде тачно и сажето. Личне ставке или питања између пошиљаоца и примаоца не треба укључити као део пословног писма.
Крај
Постоји неколико основних елемената писма које чине његов завршетак. Признање затварања, као што је “Искрено” или “Срдачан поздрав”, је прикладно. Испод тога исписујете име пошиљаоца. Укључите наслов пошиљаоца на исту линију као име или директно испод њега. Оставите отприлике два инча простора између закључног позива и имена пошиљаоца; овај простор је за потпис пошиљаоца. Ако је пошиљалац некога написао и припремио писмо, та особа може бити призната испод имена и наслова пошиљаоца. Постоји неколико начина да то урадите. Најчешћи начин је да укуцате иницијале пошиљаоца великим словима, упишете косу црту (/) и укуцате иницијале припреме (нпр. АБЦ / деф). Прилози се морају навести на крају писма. Укуцајте реч “Прилог (3)”, при чему је 3 број прилога укључених у поштанску пошиљку.
Слање писма
Писмо је уредно пресавијено како би се савршено уклопило у омотницу пословне величине. Прилози нису везани за слово. Пословна писма имају име примаоца откуцана на коверту, а не руком. Многе компаније имају претходно одштампане коверте дизајниране логотипом компаније и адресом. Ово су професионални изгледи. Мање компаније могу да користе налепнице са претиском адресе. Оне су прихватљиве, као и типизиране повратне адресе. Рукопис се не сматра професионалним и треба га избегавати.
