Компанија се може бавити стотинама или хиљадама датотека сваке године. Организација елиминира онај стравични, наглашени осјећај који добијате док тражите нешто важно. Прави систем архивирања може помоћи вашем пословању да ради боље и ефикасније.
Ставке које су вам потребне
-
Фајлови
-
Хангинг Филес
-
Лабел Табс
Анализирајте своје датотеке. Да ли је најбоље сортирати их по презимену клијента, по пројекту или хронолошки? Изаберите карактеристике које ћете користити приликом тражења датотеке.
Означите датотеке јасно. Одвојите мање датотеке у категорије у фасцикли за вјешање. На пример, "Јули 2008" може да има сопствену фасциклу са ознаком "висећи", а све уговоре или фасцикле из тог месеца можете да убаците у висећи фолдер.
Одвојите фајлове у различите ормаре за архивирање. Имати један кабинет за административне датотеке, као што је наручивање залиха, информација о платном списку и наставак рада; други кабинет за досијее клијената са попуњеним уговорима и информацијама о плаћању и пројекту; и било које друге врсте ваших пословних потреба. Јасно означите ормариће.
Тестирајте свој систем архивирања пре него што га представите својим сарадницима. Будите сигурни да све можете лако пронаћи и да начин на који организујете ствари има смисла. Ако сте све организовали хронолошки, али тест показује абецедним редоследом, промените свој систем.
Назовите кратак састанак и објасните систем архивирања. Будите сигурни да сви разумију како систем функционише и важност праћења система.
Одлучите ко ће извршити подношење. Можете делегирати подношење пријаве једној особи, или нека сваки радник сам изврши подношење. Запослени могу имати канцеларију за архивирање у својим канцеларијама, али вам је и даље потребан централни систем архивирања, у идеалном случају са једном одговорном особом.
Дневно уносите важне документе. Рутинско подношење вам помаже да останете организовани и да наставите са подношењем да постанете већи задатак него што то треба да буде. Користите ладице за списе у свакој канцеларији и проверите да ли су посуде празне на крају сваког радног дана.
Процијените систем подношења сваких шест до 12 мјесеци. Очистите застарели материјал из вашег система.
