Свака компанија има различита правила о састанцима. Неки прате неформални процес, док други захтијевају формалну структуру. Као менаџер или власник бизниса, важно је знати како проводити и окончати формалне и неформалне састанке. Ово ће побољшати комуникацију и довести до продуктивнијег исхода.
Шта то значи одлагати састанак?
Израз "прекид" долази од латинских речи Ад (до) и Диурнус (дневно). Иако многи људи користе израз наизменично са окончањем састанка, "прекид" заправо значи премјештање састанка или точке дневног реда на други дан. На пример, чланови одбора у компанији могу да прекину састанак када једноставно није могуће да се разговара о дотичним питањима јер недостају кључне информације. Одлагање значи да ће састанак бити настављен касније када сви буду спремни да разговарају о датом питању. То није исто што и завршавање или закључивање састанка, када су сва питања ријешена.
Која су правила за састанке?
Неке организације, посебно судови, универзитети, владине агенције и велике организације поштују утврђена правила за вођење формалних састанака. Под Робертовим Правилником о Новом Ревидираном, на примјер, свако може поднијети захтјев за одлагање састанка у одређеним околностима, на примјер:
- У недостатку кворума
- Као што је наведено у подзаконским актима организације
- Када чланови одбора постигну крај дневног реда
- У случају опасности или непосредне опасности, као што су пожарни аларми у згради.
Мада је мало вероватно да ће мањи бизниси следити Робертова правила, они обезбеђују једноставан оквир за "званично" одлагање састанка.
Процедуре за одлагање састанка
Састанак се може одложити на почетку или у било којој фази. Ако сте ви предсједавајући, направите план како бисте осигурали да све иде глатко. Након разматрања дневног реда, проверите да ли неко жели да поднесе захтев за одлагање састанка. Питајте за једну тако што ћете рећи "Да ли чујем предлог за паузу?" У предлогу за одлагање треба јасно навести вријеме и датум сљедећег састанка, као и сва хитна питања која захтијевају посебну сједницу прије сљедећег састанка. Према Робертовим правилима, приједлог треба поднијети и не може се мијењати или расправљати.
Састанак се може одложити без приједлога ако кворум није присутан или у случају нужде. У случају да је тај дан државни празник, састанак се може прекинути до наредног радног дана, у исто вријеме и на истом мјесту. Одложени састанак ће слиједити исти редослијед послова као и првобитни састанак. У завршној напомени, предсједавајући може расправљати о дану и времену сљедећег састанка. Он такође може пружити контакт информације, захвалити се учесницима и подсетити у последњем тренутку. У случају да одлагање траје 90 дана или више, сваки учесник ће добити обавештење о датуму и месту.
Одлагање мање формалног састанка
Нису сви састанци формални; дакле, не захтевају сви састанци да се прекине. Састанци продаје су добар примјер.Они су свакако важни, а од свих продајних представника се очекује да присуствују. Али сврха продајних састанака је да менаџер продаје пренесе информације особљу, можда понуди савете и охрабрење, или да упозори оне који нису постигли циљеве или нису успели да се обрате потребним папирима. Међутим, током састанка неће бити гласања, јер је мишљење менаџера продаје важно. Након одржавања састанка на којем је једна особа задужена, било би глупо тражити приједлог за прекид. Менаџер продаје може питати да ли има било каквих питања, а након одговора на њих, једноставно реците: "То је све што сам желео да покријем данас. Узмите неке од ових нових брошура док одлазите и користите их да објасните невероватне предности овог сјајног производа!"
Састанци на којима се менаџери окупљају како би разговарали о проблемима и рјешењима су још један примјер. Менаџери немају времена за формални састанак са покретима и секундама, нити им је потребан. Они знају о чему се ради, тако да није потребан никакав дневни ред. Нико не узима минуте. Они ће наставити да разговарају о овим питањима на следећем састанку, тако да су технички могли да прекину састанак. Али формални завршетак састанка би био неугодан и неприкладан. Шансе су да ће састанак бити заказан за одређено време, као што је 30 или 60 минута. Када дође време, неко ће рећи, "Хајде да изаберемо ову дискусију следећег месеца" док други излазе кроз врата да се врате на посао.
