Није неуобичајено да власници предузећа и пружаоци услуга исцрпе купце. На пример, ако сте веб дизајнер, а пројекту на којем радите треба више времена и труда него што сте мислили, можда ћете желети да наплаћујете више. У овом случају, има смисла да клијенту пошаљете дебитну белешку или дебитну поруку. Овај документ се широко користи у свим индустријама за инкрементално фактурисање, банковне трансакције и друго.
Савети
-
Меморандум задужења или дебитни меморандум је образац који издају продавци како би обавијестили клијенте да нису наплаћени или наплаћени. Он има улогу да управља билансом на одређеној фактури и да исправи грешке у фактурисању.
Шта је дебитни меморандум?
Рецимо да посједујете дигиталну маркетиншку агенцију, а један од ваших клијената тражи додатне услуге након наруџбе.Можете или издати дебитни допис или нову фактуру која покрива ове услуге. Ако изаберете прву опцију, неопходно је да запишете дебитну белешку на месечном обрачуну потраживања.
Банке издају задужнице како би обавијестиле купце о накнадама за плаћање кредита, камату, накнадама за одбијање провизије, ДДА дебитним и кредитним трошковима и тако даље. Овај документ се такође може користити за наплату провизије или пребијање преосталог износа на рачуну купца. Размислите о томе као о неформалном рачуну.
Дебит вс Цредит Мемос
Као власник предузећа важно је да схватите разлику између дебитних и кредитних одобрења. Ово последње се користи да би се смањио износ који купац дугује продавцу. Купци бележе ово смањење у билансу њихових обавеза према добављачима, док продавци то евидентирају у свом салду потраживања.
Генерално, компаније издају кредитну потврду када су накнаде које се наплаћују клијенту превисоке. На пример, фабрика може издати фактуру од 2.000 долара за 200 јединица робе где свака јединица кошта 10 долара. Купац обавештава фабрику да су пет јединица неисправне. У том случају, фабрика може издати кредитну потврду од 50 УСД и евидентирати трансакцију у својим рачунима потраживања.
Износ наведен у одобрењу може бити враћен купцу или примењен за куповину. Као и меморандум о задужењу, овај документ се обично користи за претходну фактуру. Оба документа имају улогу исправљања грешака у фактурисању и грешака у фактурирању.
Креирање дебитне белешке
Дебитни мемо је релативно једноставан за креирање. Прво, одредите колико новца ваш клијент дугује. Затим изаберите формат, као што је уплатница или писмено писмо. У обавештење о задужењу укључите следеће информације:
- Име клијента и пословне информације
- Ваше име и контактне податке
- Порески број ваше компаније
- Број референце клијента (опционално)
- Број и датум фактуре
- Кратак опис набављених производа или услуга
- Износ који дугује купац
- Услови плаћања, укључујући и евентуалне закаснеле таксе
Наведите разлог због којег издајете дебитни допис. Опишите шта се дугује и зашто. Користите професионални тон. Ако је задужница повезана са претходном фактуром, укључите њен број у напомену. У зависности од ваших преференција, можете да користите програм за табеларне прорачуне, програм за обраду текста, софтвер за наплату или шаблоне дебитних обавештења. Многе веб странице, као што су Смартсхеет, Темплате.нет и Бизтрее, пружају бесплатне предлошке који се могу прилагодити вашим потребама. Све што треба да урадите је да попуните, преузмете и одштампате образац.
Када завршите, пошаљите дебитни допис својим клијентима. Ако не плате на време, креирајте и пошаљите другу дебитну поруку. Размислите о коришћењу софтверског програма као што је КуицкБоокс да бисте водили тачну евиденцију Ваших дебитних и кредитних записа, фактура и других финансијских докумената.
