Компаније евидентирају све рачуноводствене трансакције користећи књиге. Главна књига садржи стања са сваког рачуна који компанија користи за финансијско евидентирање и формира централну локацију за извјештавање о финансијским трансакцијама. Помоћне књиге садрже детаљне информације о изабраним рачунима. Салдо сваке помоћне књиге мора бити једнак салду за одговарајући рачун у главној књизи. Неколико предности постоје када компаније користе помоћне књиге.
Врсте помоћних књига
Компаније у своје рачуноводствене системе укључују неколико врста помоћних књига. Заједничке споредне књиге укључују књигу потраживања и књигу плаћања. Књига потраживања укључује појединачне рачуне који се односе на сваког појединачног клијента. Свака кредитна продаја се евидентира на посебном рачуну купца заједно са сваком исплатом. Сваки кориснички рачун укључује тренутни салдо. Текући салдо за све клијенте се своди на укупан салдо потраживања. Главна књига за плаћање рачуна укључује индивидуалне рачуне за сваког продавца. Свака примљена фактура и свака извршена уплата се евидентирају за сваки специфични рачун добављача. Сваки рачун добављача укључује тренутни салдо. Текућа стања за све добављаче збрајају се са укупним билансом дуговања.
Детаљна информација
Једна од предности коришћења помоћне књиге укључује детаљне информације које се воде у помоћној књизи. Сваки продавац наведен у главној књизи дуговања укључује детаљне информације о трансакцијама. Главна књига садржи сваку фактуру, примљени датум, износ у доларима и сваку уплату послату продавцу.
Контрола
Још једна предност коришћења помоћне књиге је око нивоа контроле коју компанија има са финансијским информацијама садржаним у помоћној књизи. Књига рачуна потраживања омогућава менаџеру кредита и особама које примају рачуне да контролишу текуће стање сваког клијента. Када клијент оспорава наплату, члан особља који прима потраживања може прегледати трансакције унутар тог рачуна и утврдити да ли је спор ваљан.
Ограничен приступ
Ограничавање приступа запослених на одабране рачуне представља још једну предност кориштења помоћних књига. Користећи компјутерске системе, компаније могу ограничити приступ запосленима на одређене рачуне за које су одговорни. Осталим запосленима недостаје могућност да виде детаље рачуна који се налазе у помоћној књизи. То омогућава компанији да одржава повјерљивост у вези рачуна купаца или добављача.
