Рачуноводствене политике и процедуре нису једна те иста ствар, иако радници у уреду често збуњују то двоје. Рачуноводствене политике представљају смјернице или правила која дефинирају шта рачуноводствени одјел очекује у датој ситуацији. Стварањем политика, одељење за рачуноводство осигурава да се правила и стандарди компаније одржавају и поштују на конзистентан начин од стране свих погођених. Процедура представља страну-страну једнаџбе дефинисањем појединачних корака који осигуравају одржавање рачуноводствених политика компаније и успостављање интерних контрола.
Дефинишите политику
Приликом израде приручника о рачуноводственој политици и процедурама које користе рачуновође и други у компанији, прво морате дефинирати свако правило или смјерницу као индивидуалну политику коју желите да људи слиједе. Не мешајте политике заједно, јер је превише збуњујућа. Рачуноводствене службе креирају политику новчаног тока, политику надокнаде за путовање, полисе готовог новца, политике које се плаћају или политике наплате, само да наведемо само неке. Политика треба да дефинира правило - познато као шта - и укључује кога се мора придржавати и зашто се мора поштовати. Политике и процедуре се воде као посебни документи.
Напишите преглед
Свака политика мора да садржи преглед или резиме смернице или правила. Преглед је на првом месту, са детаљним информацијама које укључују специфичности. На пример, одељење за рачуноводство може имати политику фискалног фонда која детаљно наводи колико новца ће бити на располагању за ситну готовину, врсту куповине коју покрива и титулу особе која је одговорна да осигура да се она одржава на одговарајући начин. Политика не наводи имена људи, већ наслов или позицију у компанији одговорној за то.
Објасните процедуре
Процедуре су корак-по-корак процес којим се појединци придржавају политике компаније.На примјер, рачуноводствени одјел може поставити политику новчаног тока која специфицира колико оперативног готовог новца треба бити на располагању у сваком тренутку и што се мора догодити ако није доступно. Али да би се осигурало одржавање политике, неко у рачуноводственом одељењу мора да заврши усаглашавање банковног рачуна. Процес помирења у банци има детаљне кораке како да се изврши усаглашавање банке како би се осигурало поштовање политике новчаног тока. Да бисте написали процедуру, опишите сваки корак који се мора извршити, укључујући наслове људи који заврше сваки корак и шта се дешава у наредним корацима.
Број корака
Напишите процедуре у редоследу којим се морају појавити кораци. На пример, користећи процес поравнања банака, почните са првом ствари која се мора десити, као што су: банковни извештаји треба да се дају неотвореном рачуноводственом менаџеру. Укључите кораке које менаџер рачуноводства мора да изврши пре него што пренесе стварни посао помирења неком другом у рачуноводству. Ово може укључивати ствари као што су брза ревизија за недосљедности провјера, имена приматеља и друго.
Приручник о политикама и процедурама
Укључите листу наслова у рачуноводственом одељењу са кратким описом дужности које обавља свака позиција у компанији на почетку приручника о политици и процедурама. Ово помаже у стварању интерних контрола, док осигурава раздвајање дужности. Правите правила на појединачним страницама, креирајући нову страницу или скуп страница за свако правило. Свака политика добија свој наслов и наслов у садржају како би људима олакшали да их потраже. Након политике, укључите све процедуре на њиховим страницама као резервну. Садржај може укључивати "Политику новчаног тока", као главни наслов са поднасловима и њиховим властитим страницама које укључују "Усклађивање банака", "Усклађивање банковног рачуна главне књиге" или било које друге процедуре које се примјењују на ту одређену политику.
