Писма су важна средства за комуницирање личних и пословних осјећаја. Међутим, лична писма се знатно разликују од њихових пословних партнера. Да бисте приказали правилан пословни етикет током трансакција компаније, требали бисте препознати те разлике и подузети напоре да не мијешате стилове слова. Ово ће вам помоћи да изгледате професионално према запосленима, клијентима, акционарима и инвеститорима.
Формат
Пословна писма и лична писма су различито форматирана. Уз неке мање варијације, пословна писма обично имају маргине од 1 инча. Они такође имају један размак, са двоструким размаком само између пасуса и уводних линија података (нпр. Датум, предмет). Писмо је лијево поравнато без увлачења одломка. Пословна писма су такође увек уписана. Насупрот томе, лична писма могу имати готово сваки формат. На писцу је да одлучи како жели да се појави лично писмо. Лично писмо традиционално је руком писано, али са напредовањем технологије, многи људи уносе лична писма на своје рачунаре јер је брже писати него писати ручно.
Садржај
У пословном писму, садржај је увијек објективно оријентисан - то јест, сврха писма је транспарентна. Са личним писмом, садржај може покрити многе различите теме, а више се наглашава повезивање прошлих догађаја и емоција него рјешавање проблема. Лична писма могу бити много вијугавија. Лична писма могу се дотакнути неких пословних или финансијских питања, али пословна писма никада не расправљају о личним питањима осим ако та питања директно утичу на пословање.
Језик и интерпункција
Пословна писма користе више формални језик него лична писма. Писци обраћају посебну пажњу на избор ријечи јер избор ријечи може направити велику разлику у правним питањима. Поздрави и затварања су пристојни и односе се на одговарајуће наслове (нпр. Предсједавајући Едвардс, госпођица Неман). Колони се више користе у пословним писмима него особним писмима, посебно након поздравних порука и уводних ознака линија података (нпр. РЕ:, ДАТЕ:). Лична писма могу користити било који језик, укључујући сленг и не-пословне скраћенице као што су ттил (разговор са вама касније) или бтв (успут). Предност овога је да личност писца заиста долази. Пословна писма често губе правог "гласа" писца. Лична писма користе стандардна правила интерпункције, али зато што су тако неформална, писци често игноришу неке основне стандарде интерпункције и капитализације.
Зашто диференцирати?
Главни разлог зашто људи одвајају писма од пословних писама је тај што стандардни начин писања пословног писма ствара ефикасност у пословању. На пример, пословни људи знају да брзо могу да утврде сврху пословног писма из линије предмета. Ефикасност се може претворити у приход. Други разлог за диференцијацију је да коришћење професионалног формата показује да је све што је у писму важно. Треће, професионалци морају да користе формат пословног писма. Ако не поштујете пословни формат са својом компанијом, можете наићи на мање припремљене или неискусне.
