Обвезе према добављачима су критични дио ваших финансијских евиденција и могу бити подвргнуте пријеварама без помног помирења и надзора. Јаке процедуре ревизије које се плаћају могу осигурати точност и правовременост плаћања рачуна. Најбољи поступци ревизије који се плаћају на рачунима омогућавају мјешавину дневних провјера, рутинских интерних контрола и процедура вањске ревизије.
Рутинске процедуре
Обвезе према добављачима треба да буду дневно уравнотежене како би се помирила плаћања са евидентираним уносима. Свако одступање између укупног уплаћеног износа и укупног износа треба одмах размотрити и помирити. Надзор руководства сваког појединца који је укључен у плаћање рачуна треба да буде строг и треба да укључи рутинско праћење активности. Менаџери треба да буду обучени да прате било какве знакове лошег понашања од стране особља које плаћа рачуне.
Требало би донијети процедуре за одјаву које помажу успоставити траг ревизије. Ови потписи би требало да укључе преглед управљања дневним измирењима, мјесечне извјештаје о одступањима и појединачне отказе за велике трансакције како би се осигурало да су све информације точне.
Интернал Цонтролс
Унутрашње контроле за обавезе према добављачима треба да укључују захтеве за потписом у складу са износима плаћања. Размислите о примени неколико нивоа захтева за потписивање. На пример, можете тражити потпис менаџера за рачуноводство за ставке веће од 5.000 долара, извршни потпис за ставке веће од 10.000 долара и услов двоструког потписа за исплате веће од 25.000 долара. Ускладите своје захтеве потписа са вашим укупним приходима и осетљивошћу вашег пословања на превару ради максималне користи.
Успоставити рутинске процедуре контроле за обавезе које се плаћају. Укључите провјере на лицу мјеста за појединачна плаћања како бисте осигурали точност. На пример, прегледајте пет обавеза сваког дана и проверите износ уплате и податке о примаоцу и проверите да ли су рачуноводствене евиденције исправно извршене.
Током процедура затварања књига на крају месеца или финансијског периода, укључите процедуре за одјаву за све послове који се плаћају на рачуну, укључујући збирне укупне износе и поравнања рачуна. Поред тога, сачувајте извештај који прати нивое плаћања од плаћања која се плаћају. Ако се нивои исплата нагло повећају или смање, аутоматска истрага узрока може одагнати потенцијалне проблеме.
Спољна ревизија
Већина спољних ревизија укључује рачуне који се плаћају као подручје тестирања. Спољна ревизија треба да садржи детаљан попис обавеза према рачунима и укупне износе праћења из свих рачуноводствених евиденција до укупног збира и треба да укључи подизање банака. Одабране ставке треба одабрати за детаљно тестирање. Да би се потврдило примање исплата, треба контактирати одабране примаоце. Поред тога, рутинска усаглашавања треба да се прегледају ради тачности и логичке обраде. Свако помирење са великим разликама треба у потпуности истражити.
Спољна ревизија треба да тестира неевидентиране обавезе. Размислите о одабиру свих фактура изнад одређеног прага и насумичног одабира рутинских фактура за детаљни преглед. Погледајте евиденцију о исплати, кредите за поврате, примљену робу, али не и фактурисане, и све рачуне специфичне за фактуру. Уверите се да је свака фактура исправно забележена у тачном временском периоду. Прегледајте рачун да бисте видели да ли је евидентиран као обавеза или је исправно искључен из временског периода.
