Закон о преносивости и одговорности за здравствено осигурање (ХИПАА) укључио је стандардизоване процедуре за заштиту здравствене документације. Правило ХИПАА-е о приватности говори о томе како се информације могу користити и кораке које субјекти који се покривају морају подузети како би осигурали повјерљивост. Као део питања приватности, акт идентификује прихватљиве методе за личне информације.
Период задржавања
ХИПАА не прописује колико дуго треба чувати документацију пацијента. Закони сваке државе регулишу период чувања медицинске документације. Међутим, ХИПАА правило о приватности важи за цео период чувања док се евиденција не уништи на одговарајући начин.
Уништење папира
Папирни записи укључују медицинске картоне, боце са рецептом са именом пацијента и идентификационе ознаке или наруквице. Ако се јавном или неовлашћеном особљу може приступити контејнеру за смеће, кантама за смеће или спремнику за рециклажу, све заштићене информације могу се исјецкати или на други начин учинити неразумљивим и нечитљивим прије стављања у контејнер. Употреба спољног продавца за уништавање записа је прихватљива ако су документи осигурани док их продавац не покупи. Ако је то оправдано типом и величином здравственог радника, закључано смеће које се може приступити само онима који имају овлашћење да то ураде може се користити за одлагање.
Уништавање електронских података
Правило ХИПАА-е о приватности налаже да подаци снимљени на електронским медијима могу бити преписани са информацијама које нису осјетљиве природе или изложене магнетном пољу довољне снаге да ометају снимљене податке. Давалац услуга може физички уништити дискове или траке топљењем, уситњавањем, спаљивањем или распршивањем. Тек након што се медији учине нечитљивим, такви медији могу бити смештени у приступачном контејнеру или канте за смеће. Траке, дискови и рачунари се могу поново користити ако се све заштићене информације прво избришу из медија, хардвера или софтвера који држе податке.
Уништавање података које поседује теренско особље
Ако се здравствена документација или информације достављају спољном особљу да би их користили у обављању својих дужности, правила за правилно одлагање се још увијек примјењују. Запослени могу да униште информације на терену или да их врате на посао послодавца ради уништења.
