Писање захтева и порука за прилагођавање захтевају припрему и планирање пре него што почнете да пишете. Пишите из једноставног нацрта како бисте били организовани. Одлучите шта желите да читалац уради. На пример, желите ли свој новац вратити или желите да се производ замијени? Писмо захтева је начин да се реше проблеми са грешкама које су направљене и можда ће бити потребно њихово прилагођавање. Порука о прилагођавању је одговор на писмо које је поднесено против вашег пословања.
Ставке које су вам потребне
-
Примања
-
Биллс
Цлаим Мессаге
Напишите о релевантним чињеницама у првом параграфу. Почните са проблемом. Објасните тачно шта се догодило и разлог због којег пишете захтјев.
Наведите зашто сматрате да би ваш захтјев требао бити одобрен у другом параграфу. Реците читаоцу о специфичностима тужбе и законским одговорностима и правичности. На пример, производ није функционисао као што је предложен оглас.
Покрените трећи параграф тако што ћете затражити акцију. Затражите оно што очекујете од читаоца. Укључите датум до којег очекујете акцију. Немојте претити, али објасните које додатне кораке можете предузети ако ваш захтев није испуњен. Затворите са “С поштовањем” и својим потписом изнад штампаног имена.
Мессаге Адјустмент
Започните први параграф са реченицом одобрења. Прво дајте клијенту добре вести и придржавајте се захтева корисника.
Започните други параграф објашњавајући грешку. Објасните узрок проблема. Не додељујте кривицу. Усредсредите се на ваше сталне напоре да избегнете грешке и тешкоће.
Изразите своју захвалност за пословање клијента у трећем параграфу. Испричајте се ако сматрате да то морате учинити. Ако нисте у могућности да се придржавате свих елемената тражене прилагодбе, објасните зашто и додајте све потребне детаље о томе како ћете одговорити на захтјев.
Затворите слово са “Искрено”, и одштампајте и потпишите своје име.
Проверите своје писмо да бисте били сигурни да је тон пријатељски. Покушајте да не звучите попустљиво или злобно.
Савети
-
Задржите копију вашег писма за своје податке.
Наведите као прилоге документе као што су рачуни, рекламни материјали или признанице које могу да подрже оно што пишете.
