Када компаније имају посао за уговарање, често ће издавати Захтев за понуду (РФП) квалификованим појединцима, компанијама и извођачима који су у стању да обављају посао. Да ли ћете добити посао или не, увелико ће зависити од контаката које имате у компанији која је издала РФП, али ће то зависити и од тога како одговорите на захтев. Слање предлога као одговор на РФП је много формалније од слања е-маил одговора да бисте изразили свој интерес, и то треба да се уради на професионалан начин. Ако сте примили РФП на пројекту који вас занима, слиједите ове кораке да бисте одговорили исправно.
Прочитајте РФП и уверите се да јасно разумете шта компанија жели. Позовите контакт са компанијом на телефон ако нисте сигурни у било које питање и потребно је појашњење. Интервјуисање тог појединца кратко је много професионалније него подношење одговора који погрешно тумачи захтјев. Такође има предност да вам пружи лични увод, који ће вам помоћи када дође време да компанија прегледа ваш предлог.
Нацртајте нацрт вашег одговора. РФП који сте примили вероватно је следио одређени формат да би се повезало оно што компанија жели. Употријебите то као водич за стварање нацрта. Почните тако што ћете саставити листу свих заглавља секција. За сваку од њих направите листу питања на која треба одговорити и која питања треба обрадити. Имати скицу овакве природе која ће вас водити кроз процес израде вашег приједлога олакшат ће вам да одговорите на РФП на јасан и концизан начин.
Саставите тим за израду нацрта приједлога. Неки појединци у вашој организацији могу имати експертизу на терену у којој се приједлог обраћа, док други могу имати специфичан талент за израду писаних докумената. Саставите мали тим који ће се састати и разрадити детаље предложеног приједлога.
Напишите приједлог. Садржај ће варирати од једног РФП до другог, али постоје неке смјернице које треба имати на уму. Идентификујте и одговорите на сва питања која РФП поставља и одговорите на сва питања која компанија има. Немојте се плашити да прихватите приступ додане вриједности тако што ћете идентифицирати кључне ставке које можете понудити, док друге не могу. Такође, треба да прикажете јасно разумевање захтева РФП-а тако што ћете одредити специфичне испоруке које ћете обезбедити као део пројекта, заједно са пројектованим временским роком за сваку од њих и анализом цена за све аспекте предложеног пројекта.
Осмислите додатне ставке које ће бити достављене уз ваш приједлог. Почните тако што ћете написати кратак сажетак који даје кратак преглед свега што приједлог каже. Такође треба да напишете документ од једне странице који објашњава фокус и стручност ваше компаније. Замијените ово особном биографијом ако сте појединац, а не компанија. Завршите писањем кратког попратног писма како бисте објаснили како сте примили РФП и заинтересовани сте за пројекат, те да наведете да се приложени приједлог подноси на разматрање. Укључите потпуне информације о контакту у пропратно писмо и приједлог.
Предајте материјале компанији која је издала РФП. РФП је вероватно идентификовао датум до којег ће материјали бити враћени. Обавезно доставите све материјале прије тог датума. Такође је добра идеја да наставите са компанијом недељу дана након тог датума да питате да ли можете дати било какве додатне информације о том питању.
Савети
-
Компаније ријетко праве избор на основу самог приједлога; међутим, опћенито је добра политика да увијек одговорите на РФП и да направите добар покушај да доставите најсвеобухватније могуће информације, представљене на најпрофесионалнији могући начин.
