Писање политике куповине може изгледати као губљење времена, посебно у малом предузећу. Али имати формалну политику коју сви запослени разумију, помоћи ће вам да мудро потрошите свој оперативни новац. Како растете, писане политике ће постати критичне за ваш успјех. Напишите своју политику набавке са онима који ће је користити. Ако нису у стању да схвате политику, или ако је процес сувише компликован или незграпан, запослени ће постати фрустрирани и вјероватно ће или направити грешке или намјерно игнорирати политику како би обавили посао.
Одлучите ко ће имати овлашћења за куповину у име компаније. Поставите ограничења за ауторитет за набавку и одредите ко ће одобрити куповину преко тих ограничења.
Напишите смернице за избор добављача. Одредите како ће функционисати процес понуде и колико понуда мора да се добије за сваку прилику. Објасните све критеријуме које би купци требали користити за процјену понуда. Критеријуми могу да обухватају цену, квалитет, осигурање, дужину рада продавца и још много тога.
Наведите околности под којима запослени могу склопити уговор. Наведите процес одобрења уговора и додијелите овлаштење за потписивање уговора. Поставите максимални уговорни лимит. Утврдити колико често се морају оцјењивати уговори о редовним услугама.
Поставите правила о прихватању поклона и оброка од продаваца. Неке компаније дозвољавају оброке, али не и поклоне, док друге компаније дозвољавају поклоне до одређене вредности у доларима. Неке компаније дозвољавају групне поклоне, али не и личне поклоне, а неке забрањују да продавац дарује у потпуности.
Израдити политику сукоба интереса. Неке компаније забрањују запосленима да купују од продаваца код којих имају интерес: други проширују забрану на компаније у којима близак пријатељ или члан породице има интерес. Други пак не примјењују таква ограничења.
Успоставите смернице за поверљивост. Наведите које се врсте информација сматрају повјерљивим и одредите временски период у којем је запосленицима који посједују ове информације забрањено његово објављивање.
Објасните свој систем наручивања. Дајте упутства за писање и издавање налога за куповину. Ако вам компјутерски систем дозвољава да поставите минималне нивое залиха и обавештавање о куповини када се достигну ти нивои, објасните како да то урадите. Ако ваше предузеће складишти робу помоћу шифрирања или другог компјутерског система, обезбедите упутства за промену постојећих производа и постављање нових.
Документирајте политику коју ће други запослени, као што је особље које прима, користити како би агенти набавке били свјесни несталих, оштећених или неточних пошиљки.
Савети
-
Можда ћете желети да адвокат прегледа било који уговорни документ пре него што га потпишете.
Штампајте смернице на папиру за лого.
Упозорење
Компаније које се јавно тргују обично имају строгу политику сукоба интереса. Обратите се адвокату ако пишете политику набавке за јавну компанију.
