Да би се дефинисала администрација уговора на најједноставнији начин, задатак је да се осигура да сваки извођач испуњава свој посао према условима и одредбама које су написане у уговору. Имати надзор над откривањем одступања и неиспуњених услова, што значи да пројект или особа имају већу вјероватноћу да ће бити успјешни у извршавању уговора како би исправили проблеме или пропусте дуго након тога, а не убрзо након што су се десили. Велике вештине администрације уговора су од непроцењиве вредности у компанијама које редовно запошљавају извођаче радова.
Шта је уговорна процедура?
У креирању уговора започиње процес од седам корака. Свих седам ових фаза спадају под кишобран за управљање уговором, а администрација уговора не дође до потпуног кључања до петог корака. Менаџер уговора може бити запослен да надгледа уговор, а њихова улога почиње чим се почне разговор о уговору. Међутим, са свим тимом за надзор уговора, менаџер и администратор могу радити у тандему кроз свих седам фаза.
Први корак је познавање циља уговора. Који су ризици и очекивања? Које су потребе и трајање? Зашто је уговор потребан?
Други корак је у писању уговора. Правни тим треба да буде укључен како би се осигурало да не постоје никакве нејасноће, јер недостатак јасноће може оставити уговор рањивим због неиспуњавања или недовољног учинка.
Трећи корак је када се догоде преговори. Друга страна добија уговор и користи прилику да извуче било каква питања која имају или да елиминише све што сматрају нереалним или неправедним. Да бисте избегли тешке преговоре о уговору, паметно је уговорити уговор након неке комуникације како бисте разумели очекивања друге стране. Када преговори почну и када дође до размене „да / узме“, то се назива „редлининг“, и може бити компликовано ако тим није на врху промена. Коришћење софтвера за управљање уговорима може учинити ово, као и административни надзор, много лакшим процесом. Постоји неколико десетина добро препоручених система за управљање који могу олакшати уговор, у зависности од ваших потреба.
Одобрење долази у четвртом кораку. За веће компаније може постојати процес ревизије или састанак одбора који је потребан да би се прешао уговор и добило одобрење. Софтвер за управљање може ово поједноставити тако што ће они који имају овлашћење да га дају у реалном времену омогућити.
Корак пет је све о потписивању испрекидане линије. Извршење уговора подразумева добијање потписа и коначних споразума. Могу се тражити и познанства и свједоци. Правно обавезујући електронски потписи су од помоћи када странке нису у истом граду или земљи. Администратор осигурава да сви буду на распореду како би довршили процес извршења прије него што стигну рокови за потписивање.
Након што је уговор прихваћен и извршен, могу бити потребне измјене и допуне, јер су пројекти и задаци у току. Управљање њима може бити дио улоге администратора уговора и може се поједноставити кроз програме управљања уговорима. Остати у току с промјенама и измјенама је шеста фаза уговорног процеса.
Администратор уговора је сада у средишту одговорности, будући да долази седма фаза процеса уговарања. Требало би да постоје прекретнице на путу да администратор прати напредак и успех уговорених услуга. Редовне ревизије значе хватање недостатака или искоришћавање прилика које би могле услиједити. Требају постојати подсјетници и упозорења постављена за ствари као што су обнове и завршетак фаза, а оне би требале бити приопћене свим руководиоцима на вишем нивоу који морају бити информирани о уговорном напретку. Администратор и менаџер уговора морају бити комуникативни и проактивни да би се избегли било какви пропусти или крајњи датуми који пролазе без акције.
Шта су функције администрације уговора?
Овај посао има много више од онога што се види. Да би био одличан у управљању уговорима, то значи добро радити са руководиоцима и особљем на свим нивоима. Бити одличан комуникатор може значити помоћ у стварању учинковитијих уговора и задовољавању потреба и жеља свих. У том циљу, они ће морати да буду глатки у интерној и екстерној комуникацији. Ово може захтијевати могућност рада са странкама на међународној разини и готово сигурно ће захтијевати рад са правним тимовима и тимовима за набавку.
Преговарачке вештине администратора уговора неће бити дискутабилне. Они ће користити памет и увид како би одредили цене, услове за испуњење и услове, док су монитор за хале који осигурава да се све то испуни како време напредује. Они ће такође бити сигурни анализатори ризика, који ће бити у могућности да утврде да ли измене или ревизије могу бити у супротности са најбољим интересима њихове компаније.
Администратори уговора морају бити добри у не само рјешавању конфликата, него и откривању прије него што ескалирају. То може значити рад на стварању јасног језика и правила која би се могла примијенити на будуће уговоре, или чак и садашње, за рјешавање или избјегавање проблема.
Потребно је извештавање о напретку менаџменту и другим важним играчима, чак и ако ствари иду глатко, јер многи други аспекти пословања могу бити погођени било каквим успехом или штуцањем у уговору.
Коначно, они ће пратити новчани ток како би се осигурало да се исплате и друге уговорне исплате изврше на одговарајући начин и према распореду и да их прими одговарајућа страна.
Каријере у администрацији уговора
Администрација уговора је растућа област, а Завод за статистику рада предлаже могућност запошљавања за 10 процената између 2016. и 2026. године, што је пут ка расту већи него у већини каријера. Имајући у виду колико се успева да постигне успех уговора, ово је посао који захтева високо образовање, са минималним степеном првостепеног образовања заједно са великим бројем искустава везаних за уговор на радном месту или магистерија из пословне администрације са сродним степенима у рачуноводству, економији и математици. Дипломе о законима су такође често погодне за ову каријеру.
Индустрије које захтевају администраторе уговора су широко распрострањене. Изградња је огромна област за управљање уговорима и администрацију, а кандидати могу имати користи од инжењерске или архитектонске едукације поред степена бизниса. Спорт је одлична подјела за администрацију уговора, са свима од продаваца хране до играча који морају бити под уговором. Било којој врсти производње или инжињерске компаније потребна је стабилна рука са уговорима. Образовне институције, као што су факултети и школе, стално се баве уговорима свих врста, као и било које врсте државних предузећа. Стручњаци за људске ресурсе се редовно баве и администрацијом и управљањем уговорима.
Потребне вјештине сваког администратора уговора
Можда постоји правни тим који је укључен у израду уговора, али посао администратора је да подржи све нивое процеса уговора. Као резултат тога, они морају имати изузетне писмене и усмене вештине. Реалност уговора је да чак и загубљен зарез може драматично да промени значење линије, што може донети озбиљан повратни ударац. То значи да њихове способности читања морају бити врхунске.
Надгледање администратора ће имати користи од мукотрпне пажње посвећене детаљима - они су тип особе која вероватно примећује грешке у менију ресторана. Они такође примећују квалитет рада и лако уочавају недоследности.
Администратор уговора мора имати обе доказане лидерске способности, али и бити способан да буде солидан тимски играч. Ове тимске способности и тенденције управљања ће им добро послужити када дође вријеме за израду извјештаја, преговарање између странака и одјела и завршетак надгледања извршења уговора.
Ако су то вјештине које посједујете и волите идеју о изазовној каријери у растућој области, администрација уговора може бити каријера за вас.
Завод за статистику рада укључује администраторе уговора под управом управних служби и наводи да је средњи приход у овим административним улогама за 2017. годину био 94,020 долара.
