Захтјев за понуду или захтјев за понуду, или РФП, је документ који је направила компанија или организација за добављаче. На пример, грађевинској компанији могу бити потребни столари или болници можда треба веб дизајнер за израду сајта. РФП-ови су генерално формални документи са упутствима за продавца. Они обухватају детаље о пословању које је поднело захтев, спецификације пословног пројекта, процес прикупљања захтева за продавце, процес одабира за избор продавца или продаваца, процес уговора и процес комуникације током тражења.
Прикупите све своје информације унапријед. Имајте ваше финансијске извештаје, буџете, уговоре, споразуме и било које друге релевантне документе који се односе на пројекат. Ово ће олакшати писање РФП-а.
Напишите преглед или увод, који се понекад назива “извршни сажетак”. Овај одјељак уводи посао или организацију која је поднијела захтјев и мјесто у својој индустрији. У сажетку се такође наглашава модификација пројекта или пословне потребе за којом се траже захтеви.
Јасно представите спецификације, у смислу у којима ће продавци одговорити. Дефинишите природу и обим вашег пројекта, ваше потребе, очекивани исход и све друге битне информације. Бити јединствен; постоји значајна разлика између потребе за израдом веб странице и потребе за веб страницом која је дизајнирана, ажурирана и редовно управљана.
Јасно наведите упутства о томе како ће се процес комуникације обрадити током процеса тражења. Ако желите да продавци контактирају једну особу у вашој организацији, учините то јасним. Ако ће бити презентације за продавце да присуствују, укључите све детаље о томе. Ако не желите да вас продавци уопште контактирају током процеса, то дефинитивно наведите. Направите одлуку о томе како ћете примити понуде, да ли морају бити запечаћене и који рок је.
Објасните да РФП није уговор и да реаговање на њега не гарантује избор. Побрините се да укључите информације које ће одговор продавца учинити вредним времена добављача. Наведите детаље о буџету, уговору, облику плаћања и оцјени рада док је пројекат активан.
Укључите сва правна, ауторска права, осигурање и етичка питања која произвођачи треба да размотре. То укључује, али није ограничено на, споразуме о повјерљивости, захтјеве добављача мањина, локалне прописе, сигурносне аспекте и пословне праксе.
Наведите било какве посебне инструкције о томе како би се одговори требали форматирати. Упутите продавце о томе како желите да видите њихове бројеве предлога, које информације треба да укључе у своје предлоге, као што су копије информација о осигурању или пословних лиценци.
Укључите пројектовани закључак у вези са процесом селекције. Нека продавци знају да ли ће бити обавештени ако не добију посао, као и шта да очекују ако су изабрани за посао.
