Послодавци обично укључују исечак за чекове или еквивалентну изјаву заједно са плаћом сваког запосленог, без обзира да ли долази у облику папирног документа или он-лине за плате које се издају путем директног депозита. Провјера исјечака су документи који могу бити потребни за задовољавање владиних захтјева за вођење евиденције. Чак и када задржавање забрана за проверу није обавезно, ипак може бити разумно.
ФЛСА Рекуирементс
Савезна влада нема правило које налаже послодавцима да издају или задржавају штедњу плаћа. Захтеви Закона о поштеним стандардима рада дају смјернице за документацију о платама. Уопштено, информације о платним списковима се морају чувати три године. Ако се за биљежење неких од ових података користе контролне плоче, оне се морају чувати и три године. Записи о платном списку морају да садрже:
- Име запосленог, адреса и број социјалног осигурања.
- Пол и занимање запосленог.
- Датум рођења радника млађих од 19 година.
- Датум и време сваке радне недеље почиње и завршава. Датум почетка периода обрачуна зарада је потребан ако се разликује од радне недеље.
- Датум када је запосленик плаћен
- Дневни и недељни радни сати.
- Стопа зараде запосленог.
- Редовне зараде, плаћање прековременог рада и било какви додаци или одбици од плате запосленог.
Послодавци морају да чувају временске картице или еквивалентни запис о радном времену од две године.
Додатни захтеви владе за евиденцију зарада
Комисија за једнаке могућности запошљавања каже да послодавци морају чувати све евиденције о запослењу, укључујући евиденцију о чекању и евиденцију плата, најмање годину дана. У случају да запосленик поднесе жалбу ЕЕОЦ-у, евиденција се мора чувати до годину дана након коначног рјешавања предмета од стране ЕЕОЦ-а или годину дана након рјешавања било какве тужбе.
Државе могу да уведу додатне захтеве за вођење евиденције. На пример, Комисија за радну снагу у Тексасу каже да послодавци морају обезбедити радницима исечак или еквивалентан документ који садржи све податке који се користе за припрему плате. Записи о платном списку се морају чувати четири године да се придржавају правила за евиденцију компензације за незапослене у Тексасу.
Смернице за евиденцију послодаваца
Компанија или организација производи чекове и провјере закрпе из различитих разлога. Служба за приходе препоручује да се провере ограде и банковни записи који служе као пратећих докумената за пореске сврхе задржати за период ограничења. На пример, период ограничења за пореске пријаве је шест година. Ноло.цом предлаже да предузећа држе контролне записе и финансијске податке најмање седам година.
