Снажан и здрав пословни однос може почети формалним писмом. Ово је посебно тачно када се ради са међународним увозницима и извозницима. Можда нећете имати прилику да их упознате лицем у лице, тако да професионално писмо може бити најбоља замена. Писање овог писма захтева ревност и пажњу.
Профилирајте своје писмо професионално, са логом ваше компаније, контакт информацијама и вашим личним подацима који се налазе на врху странице. Такође, укључите информације о пословним контактима увозника и правилан поздрав. Текст треба поравнати улево без удубљења за параграфе и са једним размаком између редова.
Привуците пажњу увозника у првом пасусу тако што ћете истакнути кључну тачку продаје. Нагласите тачку диференцијације која чини ваше производе најбољим на тржишту. Можда имате најнижу цену, најбоље карактеристике или најбрже време од наруџбе до испоруке. Не морате претјеривати, али будите сигурни да јасно истакнете предности своје фирме.
Наведите више информација о својој фирми и позадини у другом параграфу. Објасните колико дуго сте били у послу и где се налазите. Опишите тачно шта производите иу којој количини. Такође, објасните ко су неки од ваших тренутних клијената и учините их доступним као референцу.
Наведите додатне информације о значајкама ваших производа. Ово је посебно важно за техничке производе као што су компјутерски хардвер, мрежна опрема или фармацеутски производи. Увозник ће желети да зна што је више могуће спецификација. Можете чак да укључите дијаграме или моделе на посебан прилог.
Убедите читаоца да је ваша фирма најбоља за рад и коју можете испоручити као што сте обећали. Нацртајте услове плаћања, време обраде, логистичке информације и цене. Оставите писмо отворено за преговоре и праћење. Затворите поруку грациозним потписом.
