Важан циљ сваког система интерне контроле је очување имовине. Будући да процеси обрачуна плата утичу и на људске и на финансијске ресурсе, проблеми или слабости у интерној контроли плата могу бити скупи. Препознајући ризике који су својствени процесу обрачуна плата, разумевање њихових потенцијалних утицаја и познавање начина на који их се може ријешити може резултирати значајном превенцијом губитака током времена.
Ризици
Ризици у процесу обрачуна плата укључују проблеме у финансијском извештавању, као што су потцењивање обавеза везаних за платни списак и накнаде запосленима или погрешна класификација трошкова рада између цене продате робе (ЦОГС) и трошкова продаје, општих и административних трошкова. Оперативна ефикасност се може компромитовати плаћањем фантомских или престанак запослених (обично резултат договора) и коришћењем нетачних зарада и зарада. Усклађеност прописа је угрожена кршењем савезних и државних закона о плаћама и радним сатима или кршењем прописа о интерним приходима (ИРС) који се односе на запослене у односу на независне уговараче.
Утицај
Потенцијални финансијски, репутациони и правни утицај проблема са платним списком варира у зависности од њиховог времена, величине и природе. Разумевање утицаја који би неки догађај могао имати је важно у знању како да се на одговарајући начин позабави. Предузећа морају да размотре следеће: Грешке у финансијском извештавању могу повећати трошкове екстерне ревизије. Неисправни финансијски подаци могу резултирати лошим управљачким одлукама и могу негативно утицати на инвеститоре и друге заинтересоване стране, као што су кредитори. Плаћања фантомским запосленима и нетачне стопе плата могу негативно утицати на ликвидност и повећати пореске оптерећења. Кршење закона о плаћама и сатима или прописи ИРС-а могу резултирати значајним новчаним казнама, судским таксама, већом стопом флуктуације запосленика и губитком угледа.
Ублажавање
Вероватноћу или утицај проблема са платним списком можете смањити ако примените снажне контроле плата. Међутим, корист од примене контрола плата не би требало да превазиђе трошкове. Редовним и благовременим поравнањем обрачуна зарада и података у главној књизи и подацима процесора трећих страна, преносу датотека и другим записима може се спријечити или открити финансијски погрешан приказ. Преглед класификација радне снаге између директних и индиректних трошкова може помоћи у идентификацији проблема класификације. Раздвајање дужности између уноса података о плаћама, обраде и ауторизације плаћања и пуштања особља је идеално, али може бити тешко у малим предузећима са ограниченим ресурсима. Виши ниво управљања, одобравање и комуникација о стопама плата, промјенама у стопама, промоцији особља, промјенама на послу и престанку радног односа може бити прикладан тамо гдје подјела дужности није исплатива. Одговарајући програми обуке руководства и супервизора за правна питања и питања људских ресурса могу помоћи у повећању усклађености с прописима.
Мониторинг
Сваки систем интерне контроле може временом постати неефикасан, јер се особље и пословни процеси мијењају кроз раст или кроз неодговарајуће управљање поступцима контроле. Спровођење периодичних процена потенцијалних ризика и преглед дизајна и ефективности контрола плата како би се осигурало да оне и даље буду релевантне и економичне.
