Спровођење ефикасног прегледа пословних процеса осигурава да ваше пословање у предузећу произведе жељене резултате на најефикаснији начин. На пример, можете да обавите преглед пословних процеса пре куповине новог хардвера или софтвера. Да бисте извршили преглед пословних процеса, саставите тим људи који представљају све нивое организације на које утичу било какве промене у тренутном пословном процесу. Састављање правих људи вам може помоћи да идентификујете проблеме, одредите потенцијална побољшања, доделите менаџере пројеката, имплементирате брзе поправке и развијете дугорочни план.
Мапирајте тренутни процес. Наведите кључне пословне процесе који се користе за производњу ваших производа и услуга. Разговарајте о проблемима у тренутном окружењу, као што су кашњења у добијању питања снабдевања или квалитета добављача. Одржите низ састанака за тим како би размислили о томе зашто постоје проблеми и како се њима носити. Спроведите истраживање како бисте сазнали како друге компаније рјешавају сличне проблеме. Користите бесплатне алате за мапирање пословних процеса, као што су Глиффи, Бонита Опен Солутион или Куестетра БПМ, да документујете ваш тренутни процес.
Прегледајте документоване пословне процесе да бисте осигурали да детаљи тачно одражавају начин на који посао функционише. На пример, дистрибуирајте процедуре за решавање проблема свим особама које рукују позивима за услуге купцима. Пратите особље користећи процедуре и забиљежите свако одступање да бисте утврдили да ли особље треба додатне вјештине, знање, обуку или искуство како би учинили пословни процес учинковитим.
Идентификујте потенцијалне промене. Одредите како промјене могу утицати на тренутне процедуре. Посматрајте особље које завршава задатке како би потврдило претпоставке. Интервјуирајте раднике како би прикупили информације о процесним проблемима са којима се ваша организација суочава. Спровести анкету или извести фокус групе како би прикупили своје идеје за побољшање. Немојте претпостављати да знате право решење, као што је куповина новог хардвера или софтвера, без разумевања како нови систем утиче на организацију.
Осмислите нови процес. Редизајнирање пословних процеса подразумијева да сви процеси за функције компаније буду усклађени са тренутним стратешким циљевима. Фино подешавање процеса на основу анализе спроведене у оквиру прегледа пословних процеса. Прегледајте нови процес са тимом како бисте одредили зависности између организација и потенцијалне проблеме. Документирајте све измене које је препоручио тим за преглед пословних процеса и објавите закључке у билтену, електронској пошти или другом механизму комуникације компаније.
Оцените своју имплементацију. Измерите оперативне активности, као што су задовољство купаца, недостаци производа или трошкови, да бисте утврдили да ли су побољшања генерисана вашим прегледом имала утицај. Провести накнадне прегледе и прилагодити своје процесе у складу с тим ако се не постигну никаква побољшања у очекиваном временском оквиру.
