Мапирање пословних процеса пружа пословним лидерима прилику да разјасне како се процеси стварно изводе. Она открива проблеме као што су уска грла и варијације у начину на који се процес обавља од стране различитих група или појединаца. Лидери такође могу да сазнају да ли се начин на који се процес заправо обавља разликује од начина на који то треба да се уради. Креирање процесне мапе, која се назива и дијаграм тока, је главна компонента управљања и побољшања процеса Сик Сигма, али може бити корисна чак и без потпуног оквира Сик Сигма.
Прикупите информације од појединаца који заиста обављају процес о томе како се то ради. Будите сигурни да утврдите да ли кораци варирају под различитим околностима или за различите људе. Фокусирајте се на то како се процес тренутно ради, а не на то како се то треба урадити.
Одлучите коју врсту процесне мапе направити. Дијаграм тока основне активности приказује тијек корака у процесу, укључујући точке одлучивања, док дијаграм имплементације такођер јасно приказује укљученост различитих група или људи. За потоње, креирајте колоне за сваког појединца или групу и нацртајте сваки корак у одговарајућој колони да бисте назначили ко врши корак.
Покрените мапу пословног процеса тако што ћете нацртати овални или заобљени правоугаоник, стандардни симбол почетне тачке. За дијаграм тока активности нацртајте почетну тачку у горњем левом углу странице папира или странице софтвера. За графикон имплементације, нацртајте га на врху одговарајуће колоне.
Означите почетну тачку фразом која означава да је то почетна тачка, као што је "Позив долази" или чак само "Почетак". Сваки од ваших корака ће бити означен на овај начин и треба да садржи глагол за представљање предузетих акција.
Креирајте сваки од корака процеса тако што ћете нацртати правоугаоник и означити га. Сваки корак треба да има своје представљање. Немојте комбиновати кораке у једном облику користећи реч "и" да бисте повезали више од једног глагола или акције.
Спојите кораке са стрелицама које показују смер тока процеса. У реду је ако мапа прелази преко неколико редова да стане на страницу; стрелице чине да је ток очигледан без обзира на физички распоред корака.
Користите дијамантни облик за представљање одлуке у било ком тренутку када следећи корак зависи од одређене околности. На пример, процесна мапа за онлајн колица за куповину би имала одлуку да представља купчев избор да плати кредитном картицом или користећи ПаиПал.
Назначите кораке који следе тачку одлучивања тако што ћете креирати правоугаоне симболе и означити их и додати стрелице да би се приказао ток процеса. Означите сваку стрелицу која води од тачке одлучивања, како бисте разјаснили услов који води до праћења те стазе. У нашем тренутном примеру, користите ознаку "ПаиПал" за једну стрелицу и "кредитну картицу" за другу.
Додајте коначни овални или заобљени правоугаони облик означен са "Енд" као последњи корак који означава крај процеса.
Прегледајте мапу процеса да бисте се уверили да је исправно читана. Такође, нека лица која изводе процес прегледају, како би се осигурало да они тачно приказују оно што раде.
Савети
-
Програми као што је Мицрософт Висио имају посебне могућности за креирање процесних мапа, али се могу користити и други графички програми или ПоверПоинт. Када први пут прикупите информације о процесу, напишите сваки корак на малу лепљиву ноту, а затим их распоредите да прикажу ток процеса. Овај метод може бити лакши од покушаја стварања процесне мапе одједном од почетка. Ако ваш процес подразумева много предавања између група или појединаца, можда ћете желети да користите дијаграм тока имплементације како бисте експлицитно илустровали укљученост различитих страна.
