Ефикасни планови комуникације додају вриједност организацијама и често праве разлику између успјеха и неуспјеха програма. Али, шта је ефикасан план комуникације? Комуникација је дефинисана као "процес којим се информације размјењују између појединаца кроз заједнички систем симбола, знакова или понашања." Ефикасно планирање комуникације помаже да се превазиђу препреке стварањем заједничког језика и уоквиривањем поруке. Ови планови помажу у организовању кључне хијерархије порука и прецизирању специфичности ваше публике у смислу временског усклађивања и испоруке.
Планирајте ефикасну комуникацију
Ефикасни планови комуникације постављају позорницу за управљање поруком, постизање резултата и мјерење успјеха. Планови идентификују основе о томе ко, шта, где, зашто и како за било који комуникациони пројекат, програм или компанију. Стварање плана присиљава вас да размислите о својим циљевима и предвидите реакције, укључујући и препреке, прије него што постанете јавни. Комуникациони план такође фокусира ваше напоре тако што обезбеђује контекст, одређује приоритете и развија усклађивање. Омогућава вам да развијете конзистентну поруку која гради замах и прилагођена је медијима који се користе.
Изградња плана
Док се комуникациони планови разликују по величини, у зависности од њиховог обима и сврхе, неке кључне компоненте укључују: Анализирајте ситуацију. Који је проблем или прилика која постоји? Како се индустрија или компанија мијењају? Покрећете нешто ново? Имате ли податке о истраживању или истраживању? Да ли је ово хитна или кризна ситуација? Да ли су економски или политички фактори релевантни? Шта је историја? Идентификујте примарну и секундарну публику. Која је величина ваше публике? Какво је њихово познавање ситуације? Како ће то бити учињено? Јесу ли рецептивни? Поједноставите поруку. Зашто им је потребна ова порука? Да ли утичете на своју публику? Тражите од њих да предузму акцију? Хоће ли се одупријети? Постоје ли слојеви поруке? Одредите дистрибуцију. Како ћете доћи до своје публике? Да ли групе могу да вам помогну да пренесете ову поруку? Који се медији уклапају у вашу поруку? Колико брзо треба да изађе? Каква је предност ваше публике? Поставити циљеве. Шта покушавате да постигнете? Како ћете знати да ли ћете то постићи? Да ли је то мерљиво? Колико треба да траје? Који је ваш буџет? Измерите резултате. Да ли сте постигли своје циљеве? Да ли су потребни следећи кораци? Требате ли мјерити у одређеном временском периоду?
Врсте комуникацијских планова
У зависности од вашег посла, планови комуникације се обично налазе на различитим нивоима организације. Са корпоративног становишта, план се фокусира на визију, мисију и стратегије пословања. То може укључивати и брендирање цјелокупне организације. На нивоу производа, комуникацијски планови могу помоћи у лансирању производа, проширењу производне линије, изградњи бренда или повећању тржишног удјела. Група за односе са јавношћу тражи оно што је вредно новина и како користити медије за достизање вишеструких тржишта. Она такође може укључивати кризне комуникације, као и односе у заједници. У људским ресурсима, фокус је на комуникацији запослених. Како можемо пренијети информације нашим запосленицима о стратегијама, програмима, промјенама и обуци? За односе са инвеститорима, циљ је добити финансијски интерес у компанији, изградити углед у тој заједници и повећати рејтинг.
Излазите из речи
Са растом медија, комуникатори имају много избора, али познавање ваше публике је критично. Питајте своја тржишта шта често користе. Одредите шта ваша порука захтева. Да ли је хитно? Да ли вам је потребна повратна информација? Да ли градите заједницу? Свака од њих би довела до другачијег система дистрибуције. У многим случајевима, више од једног комуникационог возила је потребно како би се осигурало да порука стигне до вашег тржишта. Уобичајени канали дистрибуције су: Е-поруке Састанци Друштвени медији (Твиттер, Фацебоок, ЛинкедИн, МиСпаце) Веб странице / блогови Невслеттери / новине Презентације Саопштења за јавност Писма Публикације Приручници Брошуре Телевизија Радио видео Вебинари / вебцастс Тренинзи
Путни блокови за ефикасне комуникацијске планове
Један кључни фактор у неефикасној комуникацији је разлика у томе како говоримо, читамо и размишљамо. Говоримо око 100 речи у минути, читамо око 200 речи у минути, али наше мисли раде више од 500 речи у минути. То значи да се лако можемо одвући. Додајте томе нашу све већу листу долазних е-порука, све већи број традиционалних и онлине медијских извора и наше наизглед бескрајне састанке. Ефикасан план треба да се позабави овим питањима прикупљањем знања о вашим специфичним интересним групама, добијањем повратних информација и применом ових података за развој ефективних порука. То често значи испоруку те поруке у многим форматима током времена.
