Извештај о накнадним активностима (ААР) је одличан алат за процену пројектних тимова након што су они завршени. Ова врста извјештаја може бити врло кратка или прилично дуга, овисно о опсегу и временском оквиру пројекта који се анализира, али без обзира на дужину, извјештај увијек служи истој сврси: евалуација и побољшање.
Шта је ААР?
Једноставно, то је начин размишљања о пројекту након његовог завршетка. Дељење резултата вашег пројекта, и позитивног и негативног, може помоћи будућим тимовима да испуне сопствене пројекте и избегну замке на које сте наишли на путу. Циљ је да се максимизира учење из вашег рада тако да не правите исте грешке два пута. Сваки члан тима треба да допринесе ААР; сваки глас се рачуна.
Шта укључити у ААР
Идеално, група ће радити на ААР као тим. Након што је пројекат завршен, тим треба да се што прије окупи како би прегледао шта се десило, шта је пошло наопако и шта би се могло побољшати. Ево неких од питања која треба поставити и дати одговоре за ААР:
- Шта је требало да се постигне овим пројектом?
- Шта је заправо постигнуто?
- Зашто постоје разлике?
- Које аспекте пројекта ради?
- Шта није успело и зашто?
- Шта бисте променили ако добијете другу шансу?
Прва три питања утврђују шта се заправо догодило током извршења пројекта и осигуравају да се сви чланови тима слажу. Посљедња три питања дају прилику тиму да размисли о вриједности пројекта и одлучи шта треба побољшати.
Пример ААР-а
Замислимо да је тим од три члана у хуманом друштву задужен за покретање седмичног билтена за е-пошту. Требало им је три мјесеца да пронађу платформу, развију идеје о садржају и напишу прва два билтена. Сада су се окупили да процене пројекат и напишу ААР за свог менаџера. Ово ће помоћи тиму да процени да ли би било какве промене требало да се крећу напред. Такође ће дати менаџеру идеју о статусу пројекта и успеху до сада.
Сажетак пројекта:
Имали смо задатак да развијемо и покренемо недељни невслеттер за хумано друштво. Након што смо истраживали различите платформе за креирање садржаја и емаил невслеттера, изабрали смо Кс јер је био јефтин, али је одговарао нашим потребама. Наша почетна листа е-поште састоји се од 5.000 имена које смо окупили на догађају у заједници овог лета.
Направили смо листу од три теме које планирамо покрити сваке седмице у нашем билтену: Кућни љубимци за усвајање, Брига о Вашим кућним љубимцима и Пет Спотлигхт. Испод сваке теме ћемо имати кратку причу и фотографије. Будући да је примарна сврха билтена да повећа стопе усвајања, ми смо своје теме прилагодили овој потреби.
Написали смо два комплетна билтена и послали их 5.000 претплатника на нашу листу е-поште. У прошлој седмици, усвајање је порасло за 5% као директан резултат.
Ареас оф Импровемент
- Морамо задужити другог члана тима са копирањем сваког билтена јер су грешке промашене.
- Желимо да побољшамо квалитет фотографије и планирамо да укључимо камеру у наш буџет.
- Планирамо да направимо службену анкету за усвојитеље како бисмо провјерили да ли је невслеттер узрок повећаних усвајања. Своју процену смо базирали само на усменом излагању.
Као што можете видјети, овај ГИР је прилично кратак, али он наглашава оно што је постигнуто, као и специфичне области за побољшање. Овај ААР ће бити дат менаџеру за будућу референцу и преглед.
