Многи људи мисле да рецепционар и секретарица имају исти посао, исте одговорности и два звања су међусобно заменљиви. Разлог зашто људи држе ову претпоставку је да и секретари и рецепционери често одговарају на телефоне и обављају свештеничке задатке. Два посла су потпуно различита, јер секретарица и рецепционар имају различите улоге и захтеве.
Секретар
Дужности секретара варирају у зависности од типа секретара и величине организације. Пословни трендови су се промијенили с технолошким напретком. У прошлости је сваки менаџер имао своју секретарицу. Због е-поште и аутоматске говорне поште, секретар може радити за неколико менаџера. У малој компанији, постоји један секретар за све менаџере. Она управља свим поштом, заказује састанке, наручује потрошни материјал и одговара на телефон. Ако секретар ради само за једног или два руководиоца, њој се често дају додатне дужности сличне онима које има администратор. На пример, секретар за људске ресурсе може проверити референце. Секретар обично мора имати диплому средње школе, а многе канцеларије преферирају да запосле оне који имају диплому слободних умјетности, тајничку обуку или диплому или цертификат из административне школе подршке. Секретар мора такође имати брзу брзину типкања, познавање рачунара и комуникације и вештина људи, извештава Државни универзитет.
Рецептионистс
Рецепционар је онај кога прво видите када уђете на врата бизниса. Рецепционар поздравља посетиоце, одговара на телефон, пише писма и документе и одржава рецепцију чистом током радног дана. Рецепционер такође може да потпише посетиоце уи из бизниса, сортира пошту, одржава евиденцију о запослењу и проверава писма, извештаје и е-поруке. Диплому средње школе се обично преферира. Али, ако сте интелигентни и имате пријатељско понашање и изглед, послодавци често вреднују те квалитете у односу на формално образовање. Неке компаније нуде обуку за рад код рецепционара, наводи Државни универзитет.
Разлике у одговорности за посао
Део обавеза рецепционара је да поздрави посетиоце компаније; секретарица обично није одговорна за поздрављање посетилаца. Секретар може поздравити посетиоце, али само ако они долазе у посету неком од руководилаца за које секретар ради. Секретар ради посебно за једног или више менаџера. Рецепционар представља целу компанију и не ради посебно за било кога. Секретар може имати додатне одговорности, као што је заказивање састанака, наручивање потрепштина, организовање путовања и руковање ситним новцем. Он такође може имати додатне одговорности у зависности од врсте, као што су правни, финансијски или маркетинг. Одговорности рецепционера су генерално - поздрављање, одговарање на телефоне, сортирање поште и друге мале одговорности које је одредила компанија, према државном универзитету.
Друге разлике
Рецепцијски пулт често се налази у највидљивијој области компаније. Она је прва особа коју видите када уђете у компанију. Канцеларија или област секретаријата се често налази у близини руководилаца за које ради. Такође, од секретарице се обично тражи да има барем диплому средње школе, па чак и диплому или факултет. За рецепционара је пожељна диплома средње школе, али не увијек потребна. Просечна годишња плата за рецепционере и службенике за информисање износила је 26,010 долара, а просечна годишња зарада секретара нижег нивоа била је 31,060 долара, а просечна годишња плата извршних секретара и административних помоћника износила је 44,010 долара, саопштио је Биро за статистику рада.
