Ако се писање пословног писма чини застрашујућим, може бити корисно знати да сва пословна писма требају слиједити основни предложак. Шаблон се може користити за било коју пословну ситуацију и може се користити иу е-пошти.
Датум
Започните писмо тако што ћете написати пуни датум вашег писма око два инча од врха на левој страни папира. У Сједињеним Америчким Државама, датуми се увијек пишу као мјесец, датум и година: 23. април 2009.
Адресе и поздрав
Спустите једну линију од датума и ставите адресу у једну линију, ваш град, државу и поштански број у следећи ред, и своју е-адресу на трећем реду. Спустите још два реда и ставите име примаоца на први ред, њен наслов на следећој линији испод ње, име њеног предузећа на трећем реду, адресу компаније испод те, и град, државу и поштански број њене компаније испод. Започните ваше писмо са “Драга” и или госпођица или господин и презиме особе, осим ако знате да особа користи другу почасну, као што је Др. или Рев., након чега следи двоточка. Врх вашег писма, испод датума, ће изгледати овако:
123 Иоур Стреет Ваш стан, СТ 12345 иоурнаме@емаил.цом
Гђа Цлара Виллс Директор људских ресурса 456 Цомпани Роад Цомпаницити, СТ 67890
Драга госпођице Виллс:
Боди
За тело вашег писма, ставите сваки параграф у лево (чак и са левом маргином) и оставите линију између параграфа. Ваше писање у тексту писма треба да буде професионално и до тачке: Јасно наведите природу писма, разлоге због којих сте га послали и оно што се надате да ћете добити у одговору на писмо. Сваку идеју писма одвојите у посебан параграф. Ако имате више од једног захтева или сврхе за ваше писмо, наведите их у уводном ставу, а затим их третирајте у потпуности, али одвојено у наредним параграфима. Избегавајте коришћење скраћеница или скраћеница јер оне могу да изазову забуну: Изговорите тачно о чему говорите. Користите исправну граматику и правопис, и увек проверујте писмо пре него што га пошаљете.
Завршни
Завршите пословно писмо са „Искрено“ или „С поштовањем“. Спустите четири размака у писмо за штампање и ставите своје пуно име. Пријавите се у простор између затварања и вашег имена. У е-поруци, ставите своје име на следећи ред након затварања.
