Послодавци често морају доносити тешке одлуке када запосленик тражи слободно вријеме. Понекад, датуми које је запосленик тражио већ су преузели други радник или је запослени већ искористио своје одсуство. У оваквим случајевима често немате избора него да одбијете захтјев. Начин на који обавјештавате запосленика о својој одлуци је пресудан јер ће запослени вјеројатно бити разочаран или фрустриран због порицања. Ваше писмо треба да буде кратко, али и даље садржи тактично објашњење.
На левој страни странице упишите име запосленог и, ако је могуће, број запосленика. Ставите датум под именом.
Реците запосленику да сте одбили њен захтјев за слободно вријеме у првој реченици. Дајте кратко објашњење зашто не можете дати слободно време, као што је то што имате кратког особља или имате важан састанак или рок у том периоду. Будите поштени у свом расуђивању, тако да се запослени не осјећа угроженим порицањем.
Наведите датум или датуме који су прикладнији за запосленика да узме ако можете. Ако не, једноставно кажите да вам је жао.
Упишите своје име и позицију на дну странице. Потпишите га и предајте запосленом.
