Иако запослени може бити жељан да брзо врати своју плату, одељење за обрачун зарада мора да балансира анксиозност запосленог са потребом компаније да осигура да се поновно издавање исправно обави. Морате бити суосјећајни према запосленику, а истовремено осигурати да оригинална провјера још није уновчена.
Потражите детаље о изгубљеном чеку у вашем платном систему. Поред имена примаоца, морате знати датум, број и износ чека.
Обратите се својој банци да бисте потврдили да чек није уновчен.
Затражите од своје банке да изда чек на чеку. Захтеви за заустављање плаћања обично не ступају на снагу до 24 сата након њиховог постављања, али правила могу варирати у зависности од финансијских институција. Према томе, добро је да сачекате најмање 24 сата пре него што замените чек да бисте били сигурни да је заустављено плаћање успешно.
Сачекајте 24 сата и проверите да ли је заустављено плаћање било успешно. Ако је био успешан, пређите на следећи корак.
Издајте замјенску провјеру запосленику. Потребно је да завршите овај процес преко вашег платног система тако да се замена провера евидентира и укључи у образац В-2 запосленог. Заменска провера мора имати исту зараду, порезе, одбитке и нето плату као оригинални чек. Ако не можете да креирате проверу замене директно у вашем платном систему, обавезно унесите детаље провере у систем.
Набавите потребне потписе на замјенској провјери. Обавезно укључите пратећу документацију за особу која потписује чек за преглед.
Поништите оригиналну провјеру у вашем платном систему. Овај корак је кључан како би се осигурало да се зараде и порези не рачунају двоструко у Обрасцу В-2 запосленог, Годишњој изјави о зарадама и порезу, и да се тај чек уклони са ваше преостале листе.
Доставите замјенску провјеру запосленику.
Савети
-
Тражите од запосленог да потпише изјаву којом се наводи да је њена плаћа изгубљена и да се слаже да, ако пронађе чек, неће покушати да га уновчи. Ако имате могућност да својим запосленима понудите директне депозите или платне картице, подстакните њихово учешће као начин да се смањи број проблема са изгубљеном провјером. Обратите се својој банци да бисте утврдили њихову политику заустављања плаћања. Ако заустављање није било успешно, обавестите запосленог и затражите копију отказаног чека да бисте утврдили ко га је уновчио. Оно што ћете урадити следеће ће зависити од чињеница и околности у којима је чек уплаћен.
Упозорење
Неке услуге провјере готовине ће извршити уновчење чека на који се плаћа стоп. У зависности од државног закона, и даље можете бити одговорни за плаћање на тој провјери на служби за благајник чекова.
