Волонтери су животна крв непрофитне организације. Многе непрофитне организације немају довољно особља да ефикасно воде организацију како би волонтери попунили празнину. Организације које развијају и наглашавају политике и процедуре за свој волонтерски програм и које дефинишу улоге и одговорности волонтера уживају користи које прате првокласни волонтерски програм.
Напишите увод. Укључите назив агенције, изјаву о мисији и основне вриједности, листу чланова особља и листу чланова одбора. Волонтери не помажу само са пројектима, већ су и амбасадори ваше организације. Они морају знати како агенција ради и људе који заступају агенцију у административном капацитету. Такође укључите информације о томе коме служба служи, шта ради како би помогла, и програме које подржава.
представити агенцију волонтерима у првом параграфу приручника и поздравити их. Иако волонтери нису плаћено особље, они морају бити третирани с поштовањем од првог дана. Будите сигурни да препознајете њихову вриједност као централну улогу у мисији организације. Напишите двије кратке реченице како бисте се унапријед захвалили волонтерима на њиховој услузи агенцији и како бисте им рекли колико су централни у мисији.
Направите приручник у формату 8 1/2-ин-по-11-инча, или по могућности 6 инча-9-инча, тако да је лако носити и волонтери могу да га држе при руци за референцу. Приручник се такође може ставити у регистратор с три прстена тако да се ажурирања могу лако додати. Постављање политика и процедура корак по корак користећи једноставан и јасан језик. Не користите $ 10-речи да бисте направили поене. Волонтери долазе из свих образовних профила, а језик вашег приручника треба да буде на нивоу образовања који сватко може разумјети.
Креирајте описе послова за волонтерске позиције. Опишите улоге и одговорности тако да волонтери могу изабрати позицију која најбоље одговара њиховим интересима. Описи послова ће помоћи вашој агенцији да упути волонтере на одговарајућу волонтерску прилику. Људи се волонтирају из различитих разлога, и они имају различите вјештине. Добар опис посла ће омогућити волонтерима да изаберу праву прилику за њих и за вашу организацију. Додајте примерке примерака пријавних листова, образаца за регистрацију, итд. Агенције имају праћење базе података за волонтерске часове: листови времена олакшавају праћење сати.
Опишите врсте иницијалне и додатне обуке која је на располагању волонтеру. Наведите датуме оријентације и како могу ажурирати своје вјештине или научити нове. Израдити календар датума за обуку и оријентацију. Обавестите волонтере да ли треба да потпишу изјаву о поверљивости. Ако то учине, прегледајте изјаву са њима, одговорите на сва питања и објасните разлог изјаве. Током волонтерских оријентација, пажљиво прегледајте приручник за волонтере и оставите времена волонтерима да постављају питања. (Увијек је лијепо имати једноставна освјежења на волонтерским оријентацијама.)
Опишите процес за скрининг волонтера. Дајте им до знања да ли им је потребна провера позадине, ако волонтерски положај који изаберу има посебне дозволе, ризике, медицинске прегледе, ТБ тестове, значке и тако даље. Ако очекују да ће се возити за агенцију, објаснити какву врсту осигурања морају имати да би то учинили, или било које додатно осигурање које би им било потребно да раде као волонтер за вашу агенцију.Објасните било какве проблеме у вези са одговорношћу, и одрицајте се од потписивања ако имате високоризичне позиције волонтера. Волонтери морају знати ризике одређених могућности волонтера. Побрините се да укључите обрасце за одрицање, и током оријентације, објасните разлоге за њих и дајте волонтерима могућност потписивања ових образаца. Овај процес ће заштитити агенцију у случају несреће.
Објасните како се волонтери квалификују за награде. Ако агенција има програм признавања, скицирајте када се одржава, како агенција препознаје волонтере, ако је то гала манифестација, свечана ручак или специјалне награде, као и код облачења догађаја. Уколико је волонтерски догађај посебна прилика за волонтере, опишите га тако да схвате да особље агенције постаје "волонтер" за овај догађај, а волонтери постају гости.
