Контролна листа интерних контрола за потписнике провјера варира између организација. Свака компанија мора одредити добар план за управљање ризиком како би се елиминисала могућност непоштења и спријечила преваре. За неке субјекте, процес почиње са наручивањем чекова и креће се од чувања чекања до захтева за два потписника или посебног одобрења за чекове који прелазе одређени износ. Периодично прегледајте правила како бисте осигурали да они обухватају најбоље праксе.
Вриттен Полици
Постављање интерних политика или контрола у писаној форми у којима се наводе контроле организације за провјере од наручивања и примања до потписивања. Алати за дизајнирање који се састоје од докумената и записа за евиденцију свих трансакција и догађаја писања. Побрините се да објекат има адекватне просторије за складиштење и да компјутерски програми имају адекватну безбедносну овласт.
Бланк Цхецк Стоцк
Многе организације имају појединце или старатеље који имају одговорност да чувају контролни лист за бланко чек. Процес може подразумијевати сљедеће кораке: евидентирање датума испоруке празних чекова и навођење редослиједа примљених провјера. Унесите контролне бројеве који недостају на контролном листу. Појединац који прими серију празних чекова мора дати датум и потписати сваку пошиљку. Поред тога, забележите датум и редослед неискоришћених чекова враћених у складиште. Верификујте последњу издату проверу; ово осигурава да се ред чекања остане нетакнут.
Индепендент Цхецкс & Баланцес
Независне провјере и равнотеже чине најбољу праксу када су у питању интерне контроле за потписнике чекова. То укључује осигуравање износа провјера, усклађивање има тачне износе, укључујући и административне провјере, успоређивање средстава са евидентираном одговорношћу, компјутерске контроле. Поред тога, прегледајте управљање рачуноводственим извештајима, као што су извештаји о старости и остала аутоматизована извештаја.
Административе Ревиевс
Понекад није практично да организација подијели задатке; у овом случају, администратор треба да спроведе рутинске прегледе како би се осигурао интегритет процеса писања чекова. Потврдите чекове само са одговарајућом документацијом и побрините се да појединци који потписују чекове шаљу чекове из канцеларије. Када је то могуће, не враћајте чекове особи која одржава готовинске исплате и евиденцију обавеза према рачунима. Што се тиче политике, не правите чекове који се плаћају "Цасх-у".
Одвојени рачуни
Успоставите најмање два одвојена банковна рачуна за своју компанију. Уплатите сва средства и рачуне на први рачун. Пренесите само довољно средстава на други рачун како бисте покрили чекове које пишете. Члан одбора или друга одређена особа треба да има овлашћење за пренос средстава на рачун. Поред тога, креирајте посебан рачун за платни списак; опет, пребаците само онај износ који је потребан да се испуни платни списак.
Сигнатурес
Неке одборе могу захтијевати два потписа на чековима. Међутим, добијање два потписа може бити незграпно и захтијевати да су празне чекови унапријед потписани. Ако правило не функционише за вашу организацију, промените смернице на захтев једног потписника до одређеног износа у доларима. Такође, успоставите директни депозит за запослене и користите платни сервис треће стране.
