Компаније зависе од својих рачуновођа на платном списку да управљају и координирају процес обрачуна плата. Рачуновође на платном списку евидентирају трошкове повезане са платним листама компаније, настале обавезе и плаћање тих обавеза. Рачуновође на платном списку такође координирају извештавање о обавезама из платног списка у финансијским извештајима са рачуновођом главне књиге.
Стандардни уноси за платни списак
Компаније плаћају своје запослене на основу унапријед одређеног распореда плаћања. Неке компаније плаћају тједно, неке двотједно, а неке мјесечно. Када рачуновођа плата евидентира редовну платну листу, она обрачунава зараде, одбитке из платног списка и порезе на плате послодавца. Одбитци за платни списак укључују ФИЦА порез за социјално осигурање и Медицаре, савезни порез на доходак и здравствено осигурање. Нето износ који треба да се исплати запосленима евидентира се као нето исплата зарада. Порези на плате послодавца укључују ФИЦА порез, ФУТА порез за федералну незапосленост и СУТА порез за државну незапосленост. Када рачуновођа направи унос, она евидентира задужење за трошак плата за пуни износ платног списка. Затим евидентира кредитни износ за ФИЦА порез који се плаћа, федерални порез на доходак, здравствено осигурање и све друге одбитке од плате запосленог. Она прави коначни унос кредита у нето платни списак. Рачуновођа затим евидентира обавезу послодавца по основу пореза на плату. Она терети трошак пореза на плате и кредите ФИЦА порез који се плаћа, порез ФУТА и порез на СУТА. ФИЦА плаћа порез, федерални порез на доходак, здравствено осигурање, нето плаћа, исплата ФУТА пореза и СУТА порез који се плаћа су сви рачуни за платни списак.
Плаћање обавеза из платног списка
Када рачуновођа плаћа салдо на сваком рачуну одговорности за обрачун зараде, он евидентира уплату у рачуноводствене евиденције. Он терети сваки рачун платне обавезе за биланс и кредитира готовину за укупан износ.
Обрачуната одговорност за обрачун зарада
Понекад се период плаћања плаћа између два обрачунска периода, као што је крај мјесеца. На крају првог периода, рачуновођа евидентира трошкове плаћа и платног списка за дио платног списка који се може приписати првом периоду. Она узима проценат платног периода који важи за први период и множи тај износ са укупним износом зараде. Одбитци из платног списка и порези на плате послодавца израчунавају се на основу укупног износа платног списка који се односи на први период. Рачуновођа креира исте уносе у дневник као и за евидентирање стандардних обавеза из платног списка користећи ове износе. Када почне наредни период, рачуновођа преокреће обрачун обрачуна обавезе по платном списку. То јој омогућава нормално да настави са евидентирањем уноса обавеза на платном списку.
Финансијско извештавање о обавезама из платног списка
Обавезе на платном списку идентификују износе које компанија дугује различитим владиним агенцијама, запосленима и пружаоцима здравственог осигурања. Компаније плаћају обавезе из платног списка у кратком временском року, што ове рачуне квалификује као краткорочне обавезе. Рачуновођа извештава о текућим обавезама у билансу стања на почетку секције обавеза.
