Промена процедура фактурисања ваше компаније може утицати на начин на који послујете са бројним купцима. Не можете једноставно мењати датуме фактурисања, подизати износе плаћања или на други начин ревидирати услове без претходног обавештавања клијената. У супротном, суочавате се са изгледима за позиве, жалбе, губитак прихода и негативне коментаре. Направите писмо које шаљете клијентима како би вам пружили потпуне одговоре на питања "ко, шта, када и где" ваших нових политика.
Разјасни Сврха
Формалне најаве процедуралних промена треба да се отворе са јасним изјавама о извору информација, популацији коју она утиче и природи промене. Да бисте остварили овај циљ, користите меморандум компаније како би прималац одмах знао ваш идентитет. Ако поставите поруку у софтверу за обраду текста као пројекат обједињавања поште, у свако слово можете уградити прилагођени поздрав да бисте избегли застрашујући увод "Драги драги клијент" који деперсонализује било коју поруку. Потврдите своју захвалност за посао примаоца и наведите основе политике у кратком првом параграфу. На пример, можете да објавите "Будући да вас ценимо као клијента, контактирамо вас како бисмо вас обавестили о предстојећим променама у нашим процедурама наплате које утичу на ваш налог код нас."
Наведите детаље
Након што представите целокупну тему ваше комуникације, дођите до тачке у следећем параграфу. Објасните - колико је могуће сажето - промену која долази и како се нова правила разликују од старих. Клијенти желе да знају тачно како ваше политике утичу на њих. Ако не пружите јасно, логично објашњење које одговара на сва очигледна питања која се постављају, ваш телефон ће почети да звони убрзо након што ваша писма стигну у поштанске сандучиће прималаца. Да бисте били сигурни да сте упутили све неопходне детаље, замолите пријатеље, колеге или друге аутсајдере да прочитају ваше писмо у његовим прототипним фазама и да усавршите своју поруку у светлу било каквих питања која постављају.
Цонфирм Тиминг
Одредите тачно када промене ступају на снагу. Ако клијенти морају почети да користе нову адресу за плаћање која је ефективна са одређеним месечним обрачунским циклусом, реците им "Почевши од плаћања месец и година, пошаљите чек на адресу адреса." Ако клијенти виде промену услова плаћања, реците им: "Подижемо Вашу минималну уплату са број на број процента Вашег салда од месеца и године." Да бисте избегли забуну, користите ову изјаву о временском усклађивању да бисте поновили промену и обезбедили потпуни датум тако да ваше писмо постане одржива референца за датотеке клијената.
Маке Ит Оффициал
Пре него што затворите писмо, на јасан, али пријатељски начин, ставите до знања да ваше измене не представљају изборне изразе. Клијенти морају да схвате да не могу да одустану од ваших процедура, осим што затварају своје рачуне, и да наставак пословања са вама после датума промене потврђује да они прихватају и пристају да се придржавају ваших нових правила. Наведите своје име и контакт информације, чак и ако се све то појављује као дио Вашег меморандума, и нагласите да поздрављате позиве купаца ако имају питања или коментаре.
