Електронска пошта и друга електронска средства комуникације можда су гурнули папирна писма на ивицу свести, али било би погрешно сугерисати да је умијеће писања писама мртво. Напротив, предузећа свакодневно користе писма за слање информација, комуницирање важних услова клијентима и стављање нечег опипљивог у руке примаоца. Полу-формално писмо је прикладно када познајете примаоца, али не као пријатеља.
Да ли је полуформални исправан формат?
Увек размислите о примаоцу када припремате пословно писмо. Полу-формално писмо је прикладно када познајете примаоца или редовно комуницирате с њим или њом, на примјер, рачуновођа који се брине о вашем књиговодству или управитељу вашег главног добављача. Ако уопште не познајете особу, изаберите формални стил писма. Полуформална писма су уљуднија од неформалних писама. Размислите о њима као о укрштању између врсте службеног писма које бисте могли да пишете владином регулатору и опуштеног стила писма које можете написати пријатељу.
Пратите Стандард Бусинесс Леттер Формат
Полуформална писма прате стандардни формат пословног писма; то је само језик који ћете модификовати да бисте створили неутралан тон. Изаберите дописницу која је одштампана уз вашу пословну заглавље и напишите име и пословну адресу примаоца на горњој левој страни странице. Дакле, ако пишете директору компаније добављача, унутрашња адреса би гласила:
Госпођа Цатхерине Торранце, ЦЕО
Ацме Цомпани
123 Ацме Стреет
Бартлесвилле, Оклахома 74003
Затим упишите датум у формату мјесец-дан-година. У пословном писању је уобичајено писати мјесец као ријеч: "28. март 2018."
Изаберите поздрав
Употријебите презиме приматеља и двоточку - "Поштовани господине / господо! Тоулсон-Смитх: "Не пишите име; сматра се непристојним. Ако не знате име примаоца, урадите онлине истраживање да бисте га открили. Користите опћи поздрав као што је "Поштовани директор продаје", само као крајње средство. У овом сценарију, било би пожељно да се обратите вашем писму "Поштовани господине" или "Драга госпођо" и користите формални тон.
Структурирајте тело за јасноћу
Тело вашег писма треба да има љубазан и неутралан тон. Користите свакодневне речи уместо формалних речи, на пример, "такође" уместо "даље" и "али" уместо "међутим". Контракције попут "ја", "нису" и "неће" су у реду у полу-формалном писму, све док се уклапају у стилу куће ваше компаније. Отворите тако што ћете описати разлог због којег пишете и направити своје преостале тачке на два до четири параграфа на логичан начин, једну идеју по параграфу. Поштујте време примаоца и чувајте писмо као кратак и прецизан.
Напишите опцију Цлосе Цлосе
Имате различите опције за заокруживање полу-формалног писма, тако да изаберете пристојан, али срдачан закључак са доње листе:
- С поштовањем,
- Искрено ваш,
- Искрено ваш,
- С поштовањем,
- Срдачно,
- Најлепше жеље,
Завршите тако што ћете откуцати своје име и наслов, а затим одштампати слово и потписати своје име у простору између закључног и куцаног имена.
Пример полуформалног писма
Све то заједно, ево пример кратког полу-формалног писма:
Драга госпођо Меарс:
Пишем да вас званично позовем да будете гостујући предавач и водитељ радионице на предстојећој Конференцији о индустријској продаји 2019. године.
Тема ове конференције је "Продаја: јахање технолошког вала". Од 3. до 5. октобра 2019. године одржаће се у Ернест Н. Мориал Цонвентион Центру у Нев Орлеансу.
За вашу информацију, Катерина Хоулден из Интеллигент Салес ће бити уводни говорник. Тема њене презентације је "Мастеринг Салес Биг Дата". Ако се пријавите на наш конференцијски портал на ввв.индсалесцон.нет, можете видјети тренутни нацрт програма и специфичне теме које ће привремено обухватити говори и радионице.
Очекујемо да ће присуство бити највише до сада ове године, на подручју од 4.000 делегата и 80 говорника. Било би ми драго и почаствовано ако бисте допринели овом престижном догађају.
Био бих вам захвалан ако бисте љубазно одговорили до 30. маја. Одатле вам могу дати све додатне информације које вам могу затребати.
Најлепше жеље,
Јане Дое
