Пребацивање са ручног на компјутеризовано рачуноводство је корак по корак процес који се може постићи једноставно и ефикасно. Ако је то крај фискалне године, можете почети с почетком нове фискалне године. Нема потребе за уносом података из претходних периода, осим за финансијске извјештаје на крају године. Ако није крај године, треба да одлучите да ли желите да сачекате до краја године или унесете у систем све детаљне податке до те тачке у години.
Истражите и одлучите о компјутерској опреми која ће вам бити потребна за ваш компјутеризовани рачуноводствени систем. Већина ПЦ рачунара данас има капацитет за офф-тхе-схелф рачуноводствени пакет за мала предузећа. Уверите се да рачунар има чврсти диск са неколико гигабајта простора за складиштење. Како време пролази ваше компјутеризоване евиденције ће расти и желите да рачунар траје неколико година. Такође ћете желети програме за обраду текста и прорачунске табеле, као и могућности за Интернет и е-пошту.
Подесите компјутерску опрему и успоставите интернет везу. Овај корак је важан јер ће сви пакети рачуноводственог софтвера имати онлине помоћ ако наиђете на проблем. Такође, као део подешавања рачунара, успоставите начин прављења резервних копија датотека. Требало би да направите резервне копије података сваки дан или чак чешће када радите на нечем критичном. Датотеке се могу лако копирати на преносне уређаје. Важно је схватити да је рачуноводствени систем база података из које се извлаче информације када је то потребно.
Истражите и одлучите који пакет рачуноводственог софтвера је најбољи за ваше пословање. Већина малих компанија се добро сналази са пакетом софтвера који се налази ван оквира, као што су КуицкБоокс или Пеацхтрее.
Подесите софтверски пакет пратећи уграђене меније. Успоставите контни план за вашу главну књигу. Поставите своје банковне рачуне и додајте све потребне информације о добављачима и клијентима.
Унесите детаљне податке о трансакцији неопходне за ажурирање компјутеризованих књига. Потребно је да унесете финансијске извештаје на крају године из претходне године као почетне билансе за текућу годину. Затим унесите детаљне податке о трансакцијама за сваки мјесец текуће године док не будете ажурирани. Ако је крај године, једноставно поставите почетне биланце за нову годину и радите напријед, уносећи рачуноводствене податке као трансакције и догађаје. Сада радите на компјутеризованом рачуноводственом систему.
Одлучите да ли желите да финансијски извештаји из претходне године буду унети у систем. Да бисте обезбедили историју у компјутеризованој евиденцији, можете да додате финансијске извештаје из претходних година. То можете радити мјесечно, квартално или годишње уназад неколико година. Нема потребе да се додају детаљни подаци о трансакцији у историју, али би требало да се врати траг у ручне записе.
