Предузећа, владине агенције и друге организације додељују ДЛН-ове важним документима као јединствени идентификациони број. Иако се ДЛН-ови могу користити у било којој организацији, они су посебно уобичајени у финансијским организацијама као што су банке и агенције за опорезивање. Служба за интерне приходе ослања се на ДЛН-ове да би пратила пореске пријаве и многе његове евиденције, укључујући и одлуке о ослобађању од пореза.
Бројеви локатора докумената
Број локатора документа је вишеслојни број који се додјељује одређеном документу како би се омогућило да се документ лако може пратити натраг до изворне датотеке. Свака организација креира сопствени протокол за ДЛН, али бројеви су обично прецизно форматирани. На пример, прве две цифре могу да указују на извор документа, следеће две цифре на тип документа и друге цифре могу да означавају датум креирања, кодове категорија и друге кључне карактеристике документа.
ДЛН-ови и ослобођења од пореза
ИРС користи ДЛН-ове за праћење писама о утврђивању и других докумената који се односе на акције ослобађања од пореза. Типични порески документ садржи неколико детаљних идентификатора, као што је идентификациони број послодавца за пословни или социјални број за појединца, заједно са информацијама о имену и адреси и менаџеру случаја ИРС-а. Такође садржи 14-цифрени број локатора документа.
Формат
ДЛН-ови које ИРС користи за пореске пријаве и документе за ослобођење од пореза садрже 14 цифара подељених у седам поља. Свако поље има посебно значење које је корисно у административном систему ИРС-а. На пример, прво поље је две цифре и представља ИРС обрадни центар који обра ује захтев за изузеће. Остала поља укључују кодове за пореску класификацију, датумски код и блок и серијски број за идентификацију детаља о начину руковања и преноса документа.
Примери
Непрофитне организације понекад објављују писма о утврђивању ИРС-а у којима је детаљно описан статус ослобођења од пореза. Писмо садржи ДЛН-ове. ИРС објављује своје процедуралне приручнике за коришћење ДЛН-ова за управљање документима. На пример, приручник о "Процедурама аутоматске обраде изузетих организација" упућује кориснике да упитају систем путем ДЛН-а, идентификационог броја послодавца или неколико других идентификатора.
