Пословни сценарио је сада заснован на пројекту. Пројекти укључују интер-функционалне тимове, а разноликост мишљења помаже у иновацијама. Циљ многих пословних пројеката је задовољити и надмашити очекивања купаца. Интегрисано управљање пројектима је нова пословна мантра, при чему је управљање пројектом интегрални процес извршења стратешког плана. Разумијевање процеса животног циклуса пројекта је критично за све области рада јер се преводи у бољу ефикасност.
Дефиниција пројекта
Предузећа се често ослањају на „пројекте“ како би задовољили потребе клијената. „Пројекат“ се разликује од свакодневних рутинских активности и дугорочних „програма“ одређеним карактеристикама. Да би се пројекат назвао "пројектом" задатак треба да има специфичан циљ, треба да буде једнократни напор са успостављеним животним веком. Пројекти такође имају спецификације перформанси и ограничени су временом, новцем, радном снагом и другим ресурсима. Сваки животни циклус пројекта карактерише четири фазе: фаза дефинисања, фаза планирања, фаза извршења и фаза испоруке.
Пројектни менаџмент
Управљање пројектима је процес планирања, планирања и контроле пројеката. Неколико фактора је довело до повећаног нагласка на ефикасном управљању пројектима. Све већа глобална конкуренција довела је до компримованих животних циклуса производа. Предузећа се баве краћим сценаријима развоја производа на тржишту. Експлозија знања са заједничким информационим мрежама и повећаним фокусом на клијенте допринели су већој сложености у природи пројеката. Ово захтева ефикасно управљање међу-функционалним пројектним тимовима. Компаније истовремено изводе бројне пројекте. Стога је расподјела ресурса и ефикасно управљање пројектима од стратешког значаја.
Планирање
Планирање у контексту пројекта подразумијева израду плана за правилно извршење пројекта. Процес планирања укључује дефинисање пројекта, укључујући предложени исход пројекта. Процес планирања такође укључује јасно дефинисање циљева и циљева пројекта, спецификације квалитета, буџета и временских процјена и контролних параметара. Укратко, фаза планирања је фаза за разматрање и поновно потврђивање циљева и смјерница пројекта и рјешавање било каквих проблема с подривањем. Приступи у случају непредвиђених околности су такође дизајнирани током процеса планирања да би се избегли замке. У идеалном случају, процес планирања треба да укључи све чланове тима.
Заказивање
Заказивање пројеката подразумева разбијање пројекта до јасно дефинисаних једноставнијих задатака. Ово је познато и као “структура рада”. Ова структура омогућава члановима тима да разумеју комплексан пројекат у смислу једноставних остваривих задатака. Заказивање такодје укључује додјељивање ових задатака релевантном особљу и утврђивање времена, новца и других ограничења ресурса за сваки задатак. На пример, ако пројекат треба да организује конвенцију, онда би структура поделе рада подразумевала задатке као што су резервисање сале или штампање брошура. Посебни људи су додељени сваком задатку са ограничењима времена, новца и квалитета.
Контрола
Извршење пројекта подразумева бављење неочекиваним догађајима. Док успостављање јасног плана и процеса распоређивања минимизира нејасноће, руководилац пројекта мора пажљиво контролисати да би се одржали временски, квалитетни и буџетски захтјеви. Два елемента контроле пројекта укључују успостављање и постизање јасно дефинисаних циљева пројекта и одржавање јасних линија комуникације. Прекретнице помажу у праћењу напретка, а комуникација помаже у надзору и побољшању тимских напора.
