Замислите радну средину у којој нисте имали смернице о томе како ефикасно комуницирати са својим колегама и без политике о томе шта рећи вањском свијету. Не изгледа као да би посао био веома успешан, зар не? Начин на који организација комуницира са онима унутар њега и онима изван њега је интегрални дио његовог успјеха. Комуникацијске политике и смјернице помажу запосленицима да дијеле информације како би учинковито обављали свој посао и подржавају слику организације извана.
Улога интерних комуникација
Интерна комуникација се дешава када предузеће у себи дели информације са својим особљем. Компаније могу интерно комуницирати писаним путем путем е-поште и дописа или усмено на састанцима и конференцијама. Основна сврха интерне комуникације је да идентификује и подели циљеве компаније. Од виталне је важности да запослени знају на чему раде. Циљеви могу бити на нивоу цијеле компаније, одјела или појединца. Без обзира на то, знајући која је њихова сврха на послу помаже запосленима да остану на правом путу.
Стварање боље радне средине је још један разлог зашто је интерна комуникација толико важна. Комуницирањем унутар компаније о организацијским промјенама, броју продаје и питањима људских ресурса, компаније могу створити транспарентну и ефикасну радну околину у којој запосленици напредују. То помаже да се смање стопе промета, привуку нови таленти и повећа задовољство запослених. Предузећа такође могу зауставити гласине компаније пре него што почну тако што ће обезбедити да комуницирају отворено и рутински са својим запосленима.
Интерна комуникација помаже предузећима да остану на бренду и задрже контролу над поруком. Имајући снажно обећање о бренду које се интерно комуницира, запослени имају бољи приступ у разговору са клијентима и другим спољним странама. Са комуникацијом која води јасним циљевима и добро обученом особљу, предузећа имају боље шансе да осигурају позитивне интеракције са клијентима.
Сврха екстерних комуникација
Екстерна комуникација се дешава када предузеће размени информације са клијентима, перспективама, партнерима, добављачима, инвеститорима и другим заинтересованим странама ван компаније. Интегрално је да организација спроведе политике које усмеравају запослене о томе какве информације треба да деле ван компаније, са ким да их дели и како да их подели.
Имати смернице о томе коју врсту информација да поделимо са којом страном је важно, тако да одређене информације не спадају у погрешне руке или стварају проблеме за компанију. На пример, ако компанија развија нови производ који ће револуционисати тржиште, критично је не поделити одређене детаље тог производа са конкурентима пре његовог објављивања. Међутим, компанија може желети да својим цијењеним купцима, инвеститорима и партнерима каже о производу прије било кога другог.
Контрола негативних информација о компанији је један од разлога што је ефикасна екстерна комуникација толико важна. Успостављањем стратегије, организације могу допријети до вањских заинтересираних страна и разговарати о дотичним питањима. Ако се компанија бави катастрофом ПР-а, на примјер, план за разговор са медијима и клијентима је важан дио рјешавања ситуације.
Осигуравање јединствене поруке интерно и екстерно
Да би бизнис био успешан, интерна и екстерна комуникација треба да раде заједно како би испунили циљеве компаније. На пример, ако компанија дели своје супротстављене информације са својим запосленима и својим инвеститорима, можда ће морати да се суочи са неколико незадовољних и немотивисаних заинтересованих страна, што може довести до већих проблема.
Предузећа морају заједно гледати како на унутрашњу тако и на вањску публику како би имали јединствену комуникацијску политику. На пример, ако компанија развија поруку бренда, од суштинске је важности да заједно направите говорне тачке за унутрашњу и спољашњу употребу. На тај начин, компанија може развити поруке које привлаче своје запосленике и мотивише их да раде свој посао, поред информација које привлаче њихове клијенте и партнере. Ако је та порука развијена одвојено, могу постојати конфликтне идеје или различити термини који збуњују интерно и екстерно.
