Робертова правила реда су широко прихваћена упутства о томе како групе треба да воде састанке и доносе одлуке заједно. Као званични запис онога што се дешава на сваком састанку, записници су кључни ресурс у било ком процесу доношења одлука у групи. Записници са састанка нису нужно узбудљиви, али морају бити јасни и лако разумљиви. Постоји прецизан начин вођења минута према Робертовим правилима; праћење ове формуле олакшава будућим читаоцима да прате и разумију поступак и њихов резултат.
Почевши од Робертових Правила Записника Минута
Сваки сет записника са састанака, према Робертовим правилима реда, треба да садржи исте детаље, који ће читаоцу дати опште разумевање сврхе састанка. Увек почните са првим пасусом који укључује:
- Врста састанка, редовна, посебна, годишња, редовна или не.
- Датум, време и место састанка. Ако се сви састанци одржавају на истом мјесту, изоставите тај детаљ
- Назив организације која се састаје
- Потврда да су председавајући и секретар организације присутни на састанку. Ако нису, наведите имена појединаца који замјењују сваку од њих
- Наведите да ли је записник претходног састанка прочитан и одобрен. Ако претходни састанак није био редовни састанак, додајте датум тог састанка.
Главни записник
Већина преосталог записа ће бити испуњена детаљима о састанку. Записник секретара може снимити састанак и припремити записник касније, како би се осигурао праведан и комплетан запис свих детаља о састанку. Увек држите секундарни метод снимања, као што је лаптоп или нотебоок, плус оловке и папир, у случају да примарни метод не успе.
Укључите све званичне тачке за дискусију на састанку. Узмите детаљне напомене о:
- Сви поднесци са састанка, заједно са именом особе која је поднела захтев.
- Захтеви који се постављају пред органом на састанку.
- Коначна формулација и диспозиција свих поднесака.
- Информације о сваком гласању, укључујући и поименско гласање, број гласова или гласање.
- Да ли је скупштина ушла у квази-одбор или у комитет целине, и резултати овог чина.
- Све тачке поступања и жалбе, заједно са њиховом диспозицијом, плус сви разлози које је предсједавајући дао за сваку одлуку.
- Записник о било каквим неуредним коментарима које је члан могао да направи, што би довело до тога да га председник именује као неуредан.
- Све остале званичне расправе одржане у соби.
Завршетак записника са састанка
Последњи параграф записника треба да садржи све завршне напомене које је изнела председавајућа, као и време званичног одлагања састанка. Ако је на састанку било присутних гостујућих предавача, забиљежите њихова имена и тему њихових презентација у овом посљедњем параграфу. Потпишите записник са састанка и нека га ваш председник потпише. Потпис секретарице је законски доказ аутентичности овог документа, тако да је кључно да га потпишете пре него што га поднесете или га пренесете другима.
