Без обзира на то колико новца група има у својој благајни, тражење начина да се уштеди новац на догађајима има добар пословни смисао - а још више ако тај догађај има за циљ прикупљање средстава за организацију. Смањење трошкова уз паметно, креативно планирање подразумева додатно време састајања и одређивање приоритета уместо да се препуштате. Исплата може донијети више новца него што сте гранатирали - или барем помоћи избјећи почетак сљедећег тромјесечја због забаве.
Планирајте унапред. Најбољи начин за закључавање цијена и проналажење добрих послова захтијева да вам одбор за догађаје буде заједно најмање шест мјесеци унапријед да бисте тражили повољне понуде. Покушај да се нешто зброји у последњем тренутку не даје никакву преговарачку собу, остављајући вас да платите пуну цену за нешто што бисте иначе могли да добијете по цени или мање.
Направите буџет и држите се тога. Када радите ствари јефтино је циљ, долазите са солидним бројем пре него што започнете, нуди границе када започиње браинсторминг и омогућава групи да одреди приоритете где ће ти долари ићи.
Расправљајте о начинима уштеде новца одмах иза капије. Погледајте опције као што је тражење преданог донатора да понуди свој дом за кућну забаву или бартеринг волонтерске сате у локалној заједници у замјену за бесплатно кориштење њиховог објекта. Ако је школа кухања у близини, поставите летке који траже ученике жељне да испробају своје нове кулинарске вјештине како би задовољили ваш догађај или питали професионалца ако можете смањити трошкове снабдијевањем властитог чекача или бармена.
Истражите трошкове ставки контролне листе пре него што се посветите идеји или уговору. Хале за изнајмљивање, угоститељи, музичари, трошкови штампања и услуге за забаву брзо се сабирају. Пре него што сви буду узбуђени око одређеног објекта или бенда који вам је познат, узмите у обзир стварну цену.
Користите средства на располагању. Обратите се свом одбору или волонтерској бази да помогнете у догађају, било да штампате и достављате летке да бисте уштедели трошкове штампања или да замолите некога да донира или понуди АВ опрему за вечерњу презентацију. Додиривање у вашу основну базу може створити значајне уштеде.
Удружите се са другом групом истомишљеника да бисте заједно организовали догађај. Ово не само да омогућава дијељење трошкова и обавеза, већ и промовише ваш догађај широкој публици и може привући додатну изложеност.
Користите бесплатне мрежне материјале. Док су онлине промоције брзе и једноставне, ваша група може користити и билтене заједница које нуде радио, телевизија и новине. Пишите и дистрибуирајте саопштења за медије о свом догађају и промовишите угао који ваш догађај може добити као спот на локалним вестима.
Немојте претпостављати да ћете добити нешто за ништа. Можда имате најомиљенију непрофитну или друштвену организацију у том подручју, али то неће нужно значити слободну вожњу за робу и услуге. Када тражите попусте или донације, понудите нешто заузврат, као што је истакнути спомен у свим промотивним материјалима, позивнице за билтен и видљивост на догађају.
Савети
-
Припазите на скривене трошкове као што су додатни трошкови закупа, накнада за закаснину или накнадни трошкови и учините све што је у њиховој моћи да их укључите или избегнете све заједно.
