Свако ко управља бизнисом суочио се са изазовом да осигура да запослени предузму праве кораке како би обавили посао. Ово се посебно односи на компаније које производе производе или пружају услуге, владине агенције које морају спроводити прописе и организације као што су болнице које су задужене за здравље пацијената. Како се ова брига тиче како би се осигурало да запослени следе праве кораке? Они пишу квалитетне процедуре које одређују улогу сваког запосленог у побољшању укупног учинка.
Почните са разумевањем разлике између унутрашњег и спољашњег квалитета. Унутрашњи квалитет се односи на покушаје компаније да побољша своје унутарње пословање, као што је побољшање управљања и успјешности запослених. Екстерни квалитет се односи на напоре компаније да одржи висок ниво задовољства корисника.
Фокусирајте се на процедуре писања ради побољшања унутрашњег квалитета. Нагласите да сви у компанији - од особља за подршку до руководилаца вишег нивоа - морају да учествују. Међутим, имајте на уму да ако покажете искрено интересовање за одговоре запослених на нове процедуре, вероватно ћете инспирисати ангажовање запослених, што на крају подстиче морал.
Узмите савет од Међународне организације за стандардизацију (ИСО), која је објавила приручнике стандарда квалитета које користе произвођачи и пружаоци услуга. Према Пракиом Ресеарцх Гроуп Лимитед, која тумачи ИСО стандарде за ширу јавност, ИСО 9004 предлаже да компаније „креирају социокултурно окружење које подржава побољшање“. То значи да менаџери морају поштовати особље подршке како би заузврат добили поштовање, компанија мора делите корпоративне информације са запосленима и да супервизори могу подстаћи запослене да боље раде постављајући прави пример.
Развити систем за мјерење побољшања у процесу квалитета. Још једном, ИСО 9004 препоручује компанијама да науче како да мере задовољство корисника и професионални развој запослених - главне компоненте система управљања укупним квалитетом.
Размотрите предлоге које је дала компанија ГМП, светски лидер у добрим производним праксама, компанијама које желе да напишу процедуре квалитета. ГМП предлаже да менаџери разумеју сваки посао пре него што напишу процедуре за то. Они треба да наведу кључне кораке које запослени морају да поштују када обављају своје конкретне послове.
Пишите квалитетне процедуре у свакодневном језику. Према ГМП-у, "Можете повећати читљивост поступка користећи кратке, једноставне реченице."
Научите како да пакујете процедуре како би запослени обратили пажњу на њих. На пример, ГМП предлаже да предузмете додатне кораке у дизајнирању привлачних страница, табела садржаја, индекса и привлачних визуелних приказа.
Користите слике у упутствима или упутствима о процедурама квалитета. Не само да слике могу олакшати разумијевање ваших упута, него се могу користити за наглашавање важних точака или на други начин изазвати занимање запосленика.
