Стандардна оперативна процедура је писани документ који детаљно описује конкретне акције које треба предузети како би се завршио задатак или процес који се понавља. СОП-ови не прате никакав скуп или шаблон, јер се разликују по организацији и употреби. На пример, СОП за производне операције у производном погону значајно би се разликовао од оне која је успостављена за обуку продајног особља у малопродајном окружењу.
Циљеви
Предузећа могу обављати СОП како би смањили отпад и повећали профит. Непрофитна организација може користити СОП како би боље служила заједници. Неке компаније користе СОП како би осигурале придржавање владиних прописа или побољшале сигурност на радном мјесту. Иако се разлози за тражење побољшања могу донекле разликовати, без обзира на окружење у којем се користи СОП, главна сврха је да се побољша ефикасност у неком капацитету.
Давид Грусенмеиер, виши стручни сарадник на Универзитету Цорнелл, позива варијанте у оперативном систему као "непријатеља" квалитета и ефикасности. Према томе, стандардна оперативна процедура се може користити за поједностављење операција постављањем непроменљивог скупа корака за постизање одређеног циља.
Зашто користити СОП?
Организације из војске САД-а за непрофитне организације и велике корпорације користе СОП-ове за:
- Побољшајте ефикасност.
- Повећајте квалитет.
- Осигурати сигурност.
Специфични СОП-ови могу бити написани за производне линије, чишћење радног простора, обуку запослених, процес обрачуна плата и прегледе учинка запослених, између осталог.
Припремни рад за креирање СОП-ова
Да бисте креирали прилагођени СОП, Грусенмеиер предлаже неколико корака:
- Потражите подручја у вашој дјелатности гдје би стандардне оперативне процедуре биле корисне.
- Из ваших налаза, одредите једну или две области где је успех највероватнији, а профит ће бити највише погођен.
- За ваша фокусна подручја, пређите преко корака потребних за остваривање сваке операције и рангирајте их по важности.
- Коначно, окупите тим менаџера и запосленика са највећим знањем о процесу и координирајте са групом да бисте креирали СОП.
Писање СОП-а
Именујте СОП и опишите који су задаци укључени. У опису наведите детаље о:
- Ко ће радити.
- Који материјали и опрема су потребни.
- Шта би требало да буде крајњи резултат.
Наведите конкретне детаље корак по корак како да извршите задатак, до тачке у којој запослени без надзора може адекватно да изврши задатак пратећи упутство. Образовати све запослене који ће радити у одређеном капацитету о задатку у вези са детаљима СОП-а, и пратити и оцјењивати СОП досљедно.
Савети
-
Ако би ваша организација или пословни субјект једном ишли на операцију или процедуру, као што је случај са посебним пројектом, СОП би био ирелевантан. Међутим, када су понављајући поступци дио пословања, креирање СОП-а је добар пословни менаџмент.
