Развијање канцеларијских процедура користи вашој канцеларији или послу помажући вама и вашем менаџменту да стандардизујете специфичне операције. Канцеларијске процедуре помажу у одржавању изврсности услуга и служе као водич који пружа потребне информације како би се осигурао квалитет услуге. Стварање јасних и прецизних процедура је могуће остварити тако што се слиједи једноставан редослијед планирања садржаја, писање процедура, израда приручника или водича и праћење свих измјена у процедурама. Канцеларијске процедуре се могу писати за одређену канцеларију или за управљање целокупном канцеларијом.
Ставке које су вам потребне
-
Касетофон (опционално)
-
Нотебоок и програм за обраду текста
-
Календар или распоред
Запишите зашто пишете процедуре и ко ће користити процедуре. Одредите колико често ће се користити процедуре или секције процедура. Бити специфичан помаже вам да се усредсредите и структурирате документацију.
Креирајте распоред за прикупљање информација о томе који се задаци обављају и колико често су задаци завршени. Разговарајте са експертима задуженим за задатке и запишите кораке који су обављени да бисте завршили сваку активност унутар задатка. Ако креирате кораке од нуле, нацртајте једноставан дијаграм тока корака које особље прати од почетка до краја да бисте довршили задатак.
Одредите када ће документ бити достављен и да ли ће бити на папиру или онлине формату. За практичне сврхе, процедуре на папиру су идеалне јер служе као једноставан референтни водич и корисне током обуке у поступку. Структура датотека и једноставна конвенција именовања датотека је згодна приликом креирања процедура.
Подијелите процедуре на дијелове према функцији. Стварање задатака специфичних за одређену функцију додељује улогу и одговорност особи или одељењу, који мора да заврши задатак.
Напишите процедуралне кораке потребне за завршетак сваког задатка. Користећи напомене из интервјуа написане или снимљене у кораку 2, напишите активност у низу тако да било ко може успјешно обавити активност и задатак. Након потпуног документовања задатака, извршите провјеру правописа и прегледајте комплетан садржај. Идеално је да један или два експерта провере нацрт документа за тачност.
Направите све потребне исправке и направите други, или коначни, нацрт. Имајући у виду датум испоруке вашег документа, извршите завршну провјеру документа и затим направите коначни документ за штампање или онлине референцу. Копију ставите у регистратор са три прстена за једноставну замену страница када се врше ажурирања.
Савети
-
Коришћење било које постојеће информације или дијаграма тока задатака ће смањити време потребно за завршетак развоја процедура и помоћи да се минимизира оперативна грешка.
У просјеку, потребно је око шест тједана да се заврши процес документације и прегледа.
