Ако имате питања у вези са својим послом, можда ћете у неком тренутку морати да покренете ову забринутост са својим шефом. Изношење ваших забринутости путем писма допушта вашем шефу да јасно схвати шта се тиче вас без остављања простора за погрешно тумачење, јер су све ваше мисли и идеје јасно изражене. Да бисте написали писмо забринутости свом шефу, слиједите одређене смјернице како бисте осигурали да се ваши проблеми изнесу на професионалан начин.
Скица Главне забринутости
У првом параграфу писма, објасните тачно зашто контактирате свог шефа. Користите прве две реченице да обавестите читаоца да имате забринутости у вези са послом и да следите објашњење које вас директно мучи. У оквиру овог одељка, опишите главне, или кишобранске, теме које вас забрињавају.
Примјери забринутости:
„Здраво, господине Смитх. Пишем вам као што имам неколико обесхрабрујућих брига у вези са радом на уређењу земљишта које је додељено мом одељењу. Током свог посматрања, приметио сам запослене који се касно појављују, превише уморни и управљају машинама на непрофесионалан начин. "
Обезбедите конкретне примере
Једном када се објасни општа сврха писма, дубље се увуче у ситуацију тако што се читаоцу пруже конкретни примери. То му даје јасно разумијевање ситуације и смањује вјероватноћу да ваше писмо остане незапажено.
Примјер забринутог писма:
“Јасон С. Мастерс је стигао на посао у 10:45, што је 1,5 сат након заказаног времена доласка. По доласку, чинило се да је превише уморан и почео је да управља машинама без обављања стандардизоване безбедносне провере. Касније, поподне, приметио сам неколико запослених који раде са тешким машинама без ношења шлемова или коришћења безбедносних мера.
Избегавајте емоционалне изјаве
Током читавог процеса писања писама, не постају претјерано емоционални, јер то смањује професионалност и легитимност писма. Побрините се да све изјаве буду засноване на чињеницама и без емоционалних призвука. Циљ овог писма је да Вашем шефу пружите неопходне информације како би се утврдили тачни узроци забринутости, тако да он може предузети мјере ако сматра да је то потребно.
Предложите побољшања
На крају писма, поднесите сугестије у вези са вашим бригама. Побрините се да ови приједлози остану такви, а не захтјеви. Пре сугестије, користите изјаве као што су: "Да ли мислите да би било најбоље …" или "Можда ће бити корисно …" Користите овај део писма да бисте представили идеје које сте имали, али пратите овај одељак са захтевом за састанак ради даљег разматрања ваших забринутости и размене идеја за исправљање било каквих проблема.
